Il registro del conto è la finestra di GnuCash che permette di visualizzare e modificare le transazioni preesistenti o di aggiungerne di nuove per un particolare conto. Per entrare nel registro del conto, è sufficiente selezionare il nome del conto nella finestra di visualizzazione della struttura dei conti, ed eseguire un doppio clic per aprirlo. In alternativa, è possibile premere il pulsante nella barra degli strumenti o utilizzare il menu che compare premendo il tasto destro del mouse.
Per esempio, partendo con la struttura dei conti creata nel capitolo precedente e salvata nel file di nome gcashdata_3, fare clic due volte sul sottoconto Conto corrente del conto attività. Si aggiunga ora una semplice transazione al conto corrente. Quando si creano per la prima volta dei conti in GnuCash, è generalmente necessario impostare un bilancio di apertura.
Nella prima riga delle transazioni, inserire una data (es: 1 Marzo 2006), una descrizione (es: «Bilancio di apertura»), selezionare il menu a tendina del trasferimento e selezionare Capitali:Bilanci d’apertura, aggiungere un deposito del valore di €1.000, e premere Invio. Il registro contabile dovrebbe apparire simile a quello in figura:
Questa immagine mostra il registro del conto Attività:Conto corrente dopo aver inserito una transazione per il valore iniziale.
Impostare il bilancio di apertura di un conto è un esempio di una semplice transazione che coinvolge due conti: in questo caso i conti Attività:Conto corrente e Capitali:Bilanci d’apertura.
Per fare un altro esempio di semplice transazione a due conti, se ne aggiunga un’altra per registrare l’acquisto di 45.21€ di alimentari. Dal conto Attività:Conto corrente, devono essere trasferiti a Uscite:Alimentari. Ora il registro contabile dovrebbe apparire così:
Questa immagine mostra il registro del conto Attività:Conto corrente dopo aver inserito una transazione per l’acquisto di alimentari.
Il bisogno di una transazione che coinvolge 3 o più conti sorge quando è necessario suddividere o il conto «da» o il conto «a» in una transazione in più conti. L’esempio classico di questa situazione si verifica quando si riceve lo stipendio. Il compenso che si riceve è sicuramente inferiore allo stipendio lordo a causa delle imposte, del fondo pensione e altre voci. Perciò la singola transazione relativa alla ricezione dello stipendio coinvolge altri conti oltre a quelli di Attività:Conto corrente e Entrate:Stipendio.
Per aggiungere la transazione suddivisa per lo stipendio dalla finestra del registro del conto Attività:Conto corrente, fare clic su una uova riga della transazione e premere il pulsante . Inserire la descrizione della transazione nella prima riga (ad esempio«Employers R Us»). Nella linea della suddivisione sotto a questa, inserire le varie suddivisioni che costituiscono la transazione, una alla volta. Per inserire le suddivisioni, scegliere prima il conto, poi inserire l’importo di cui variare il conto. Premere poi sulla riga successiva di suddivisione e ripetere il processo.
Per questo esempio, selezionare il conto di deposito (Attività:Conto corrente) e inserire l’importo da depositare (per esempio €670). Inserire poi l’importo delle varie tasse: Uscite:Tasse:Statali €180, Uscite:Tasse:Servizio sanitario €90 e Uscite:Tasse:Previdenza sociale €60. Infine, inserire il totale lordo del proprio stipendio (€1000 in questo esempio) come un trasferimento dal conto Entrate:Stipendio.
La suddivisione finale dovrebbe assomnigliare a quella riportata in Figura 4.1, «Inserire una transazione suddivisa». È importante ricordare di premere Invio al termine dell’immissione. È anche importante notare che premendo Invio, le suddivisioni verranno chiuse in una semplice vista della transazione. Le suddivisioni sono ancora presenti; basta premere il pulsante sulla barra degli strumenti per farle ricomparire. Per maggiori dettagli consultare Sezione 4.2.3, «Caratteristiche del registro del conto».
La barra del titolo nel registro del conto, mostra il nome del conto che, in questo caso è Attività:Conto corrente. Sotto alla barra del titolo, la barra del menu mostra le voci disponibili per il registro del conto e la barra degli strumenti contiene degli utili pulsanti che assistono nelle operazioni con il registro del conto.
Sebbene ogni transazione contenga almeno due suddivisioni, tutto ciò che viene visualizzato nel registro di base è un sommario delle suddivisioni che interessano il conto selezionato. Nella colonna del trasferimento, sono elencati gli altri conti da cui il denaro è trasferito verso o da questo conto. Se la transazione coinvolge più di due conti, GnuCash visualizza la scritta -- Transazione suddivisa -- a indicare che si tratta di una transazione con più suddivisioni. È possibile visualizzare individualmente le suddivisioni di ogni transazione premendo il pulsante sulla barra degli strumenti mentre è selezionata la transazione.
Per le transazioni suddivise, la prima linea rappresenta la linea della transazione; essa contiene una Data, un Nr. opzionale (ad esempio il numero dell’assegno), la Descrizione della transazione, l’importo totale che interessa il conto selezionato (Deposito Tot in questo caso) e il Saldo aggiornato dopo la transazione corrente. Si noti che nella vista espansa, l’intestazione della colonna Trasferimento scompare, e non viene visualizzato nessun nome di conto in questo campo. Questa riga mostra solamente un sommario degli effetti della transazione sul conto selezionato. Per avere informazioni più dettagliate, occorre visualizzare le suddivisioni che compongono la transazione.
Le righe parziali sotto a quella della transazione, sono le righe delle suddivisioni e sono separate da linee grigie. Quando si seleziona una delle linee di suddivisione, l’intestazione della colonna cambia, visualizzando le voci relative ai campi della suddivisione:
Questa immagine mostra come le intestazioni cambino per una suddivisione.
Ogni suddivisione contiene un campo Operazione opzionale o del tipo di suddivisione, che può essere immesso digitandolo oppure scegliendolo da una lista a comparsa. La suddivisione presenta anche un campo per il Promemoria per descrivere la suddivisione stessa. Ogni suddivisione coinvolge un Conto, che può essere selezionato da una lista a comparsa che comprende tutti i propri conti. Il campo R indica se la suddivisione è stata riconciliata. Le ultime due colonne riportano l’importo della suddivisione e se il denaro è in entrata o in uscita dal conto.
Come discusso nella Sezione 2.1, «Concetti di contabilità», gli addebiti totali (o dare, inseriti nella colonna di sinistra) devono eguagliare gli accrediti totali (o avere, inseriti nella colonna di destra) per ogni transazione. Nell’esempio mostrato sopra, gli addebiti totali sono pari agli accrediti totali e la transazione è quindi bilanciata. Si noti che la riga della transazione contiene lo stesso importo in addebito presente nella riga della suddivisione Conto corrente. Perché viene mostrata due volte? perché la riga della transazione è semplicemente un sommario degli effetti della transazione sul conto a cui appartiene. La stessa transazione in un conto diverso, avrebbe una linea della transazione differente che mostra gli effetti su quel particolare conto. Questo si può vedere selezionando un’altra riga di suddivisione e premendo il pulsante sulla barra degli strumenti.
In questo esempio, se si salta al conto Entrate:Stipendio, GnuCash mostra la stessa transazione nel registro del conto Entrate:Stipendio:
Questa immagine mostra un salto al conto Entrate:Stipendio.
Si noti che il totale nella riga della transazione, somma gli effetti sul conto Entrate:Stipendio invece che sul Conto corrente, perché si sta guardando il registro del conto Entrate:Stipendio. Le suddivisioni sono esattamente le stesse, ma la riga della transazione rispecchia ora l’accredito al conto Entrate:Stipendio.
In basso a sinistra nella finestra del registro, GnuCash visualizza degli utili messaggi mentre ci si muove nel registro. A destra, invece, è possibile leggere il saldo attuale del conto e il totale delle suddivisioni liquidate.