GnuCash è abbastanza semplice da utilizzare e comprendere anche in assenza di una approfondita conoscenza dei principi della contabilità. Comunque, nulla toglie che la conoscenza di alcuni concetti base risulta indispensabile dato che GnuCash è stato creato sulla base di questi principi. Si consiglia caldamente di comprendere a fondo questa sezione prima di procedere nella lettura dei capitoli successivi.
Le leggi della contabilità raggruppano tutti gli strumenti finanziari in 5 tipi fondamentali di «conti». In pratica tutto quello con cui i contabili hanno a che fare può essere inserito in uno dei seguenti 5 gruppi:
Attività/Patrimonio netto — tutto ciò che si possiede.
Passività/Debiti — i debiti.
Capitale Netto — valore totale netto.
Entrate — aumentano il valore del conto.
Uscite — diminuiscono il valore del conto.
È ora più chiaro come sia possibile catalogare il mondo finanziario in questi 5 gruppi. Per esempio il denaro sul proprio conto bancario fa parte dei beni, il mutuo è un debito, il salario/stipendio è un’entrata mentre il costo della cena di ieri sera è un’uscita.
Definiti i 5 conti fondamentali, resta da spiegare come siano in relazione tra loro. In che modo un tipo di conto ne influenza un altro? Prima di tutto il capitale netto è definito a partire dalle attività e dalle passività. Matematicamente parlando, il capitale netto è la differenza tra il valore delle proprie attività e quello delle proprie passività:
attività - passività = capitale netto
In aggiunta, è possibile aumentare il capitale attraverso le entrate e diminuirlo con le uscite. Questo è intuitivo dato che quando si riceve un assegno si diventa più «ricchi» e quando si offre una cena si diventa più «poveri». Matematicamente questo concetto è espresso dall’EQUAZIONE DELLA CONTABILITÀ:
attività - passività = capitale + (entrate - uscite)
L’equazione deve sempre essere rispettata; questo è vero se i movimenti di denaro avvengono sempre da un conto verso un altro. Per esempio, se si riceve del denaro come entrata, deve esserci un corrispondente aumento del capitale. Come altro esempio si può avere un aumento del proprio patrimonio se a esso corrisponde un aumento delle passività.
Figura 2.1. La relazione fondamentale della contabilità
Visualizzazione grafica della relazione che intercorre tra i 5 tipi fondamentali di conti. Il capitale netto si accresce grazie alle entrate e diminuisce a causa delle uscite. Le freccie rappresentano la direzione del valore.
L’equazione di bilancio appena descritta costituisce il cuore di un sistema di registrazione a partita doppia. A ogni cambio di valore di un termine dell’equazione deve corrispondere la variazione di un altro termine per rispettare l’uguaglianza. Questo concetto è noto con il nome di principio del bilancio ed è di fondamentale importanza per capire come funziona GnuCash ma anche gli altri programmi che usano uno schema a partita doppia. Quando si lavora con GnuCash, si dovranno sempre considerare almeno due conti al fine di mantenere equilibrata l’equazione fondamentale della contabilità
Si ricordano ancora i termini debito e credito discussi nella Sezione 2.1, «Concetti di contabilità»? Contrariamente a quanto si possa credere e alle definizioni sui dizionari, debiti e crediti non significano «diminuzione» o «aumento». L’unica definizione costante di debiti e crediti è che i debiti sono inseriti nella colonna di sinistra (chiamata anche dare) mentre i crediti in quella di destra (chiamata anche avere). Infatti entrambi possono far aumentare certi tipi di conti e farne diminuire altri. Nei conti delle attività e delle uscite, i debiti ne aumentano il saldo mentre i crediti lo diminuiscono. Nei conti delle passività, del capitale e delle entrate, i crediti ne aumentano il saldo mentre i debiti lo diminuiscono.
La terminologia contabili può confondere il nuovi utenti; per questo GnuCash permette di visualizzare termini più comuni com deposito e prelievo. Se si preferisce la dicitura formale della contabilità, è possibile modificare le intestazioni delle colonne del registro nella scheda Generali delle Preferenze (consultare il manuale d’aiuto di GnuCash per maggiori informazioni su come impostare le preferenze)