GnuCash immagazzina le informazioni al livello più alto nei file. Un file può essere conservato sul proprio computer o come un singolo file XML (in tutte le versioni di GnuCash) o in un database SQL (in GnuCash versione 2.4 o superiore).

	Nota
	SQL si pronuncia «sequel», quindi nel linguaggio parlato e scritto si dice «un database SQL».

Con il formato XML, GnuCash immagazzina i propri dati finanziari in un file di estensione .xml, generalmnete in formato compresso (aqnche se questa impostazione può essere cambiata nella scheda Generali delle Preferenze di GnuCash).

Con l’immagazzinamento SQL, GnuCash conserva i propri dati finanziari in un database SQL nell’applicazione per i database selezionata (SQLite3, MySQL o PostgreSQL).

È necessario avere un file o database principale per ogni gruppo di conti che si vuole mantenere. Per sapere come creare e gestire i file di GnuCash, consultare Sezione 2.5, «Conservare i propri dati finanziari».

	Nota
	Se fosse necessario più di un gruppo di conti, si consiglia di rivolgersi a un contabile professionista prima di procedere. La maggior parte degli utenti avranno bisogno di un singolo file dei dati.

GnuCash genera automaticamente dei file di backup e di log quando necessario. Questi tipi di file sono discussi in Sezione 2.6, «Creare copie di sicurezza e recuperare i dati».

Un conto tiene traccia di ciò che si ha, di ciò che si deve, di quello che si spende o riceve. Ogni file di GnuCash contiene un numero qualsiasi di conti, e ognuno può contenere diversi sottoconti per un numero qualsiasi di livelli. Questa semplice funzionalità fornisce a GnuCash la maggior parte della sua abilità nella gestione delle finanze, come verrà mostrato nei capitoli successivi.

Esempi di conti sono: il conto corrente, il conto dei risparmi, il conto della carta di credito, i mutui e i prestiti. Ogni conto di GnuCash tiene traccia dell’attività relativa al conto «reale» e fornisce informazioni sul suo stato.

Inoltre i conti sono utili per categorizzare il denaro ricevuto o speso. Per esempio, è possibile creare dei conti delle uscite per tracciare il denaro che si spende per i servizi o per i generi alimentari. Anche se per questi conti non si riceve un estratto conto, permettono comunque di determinare quanto denaro vieno speso in ogni area.

I conti verranno discussi in dettaglio in Capitolo 3, Conti.

Una transazione consiste nel movimento di denaro tra conti. Spendere, ricevere o trasferire denaro tra conti, rappresentano tutte delle transazioni.

Esempi di transazioni sono: pagare la bolletta del telefono, trasferire denaro dal conto bancario al proprio portafoglio, prelevare denaro, depositare un assegno. L’inserimento delle transazioni è discusso in Capitolo 4, Transazioni

Nella contabilità a partita doppia, le transazioni coinvolgono sempre almeno due conti: un conto di provenienza e un conto di destinazione. GnuCash gestisce questa regola inserendo una riga nella transazione per ogni conto interessato, e registrando gli importi coinvolti in ogni riga. Una riga all’interno di una transazione che registra il conto e l’importo di denaro movimentato prende il nome di suddivisione. Una transazione può contenere un qualsiasi numero di suddivisioni.

Le suddivisioni per le transazioni verranno descritte in Sezione 4.2.2, «Transazione suddivisa»