Cada transação no GnuCash tem pelo menos duas parcelas, mas uma mesma transação pode ter mais
de duas parcelas. Uma transação com duas parcelas é chamada de transação simples, dado que só envolve
a conta atual e uma única conta remota. Uma transação com três ou mais contas é chamada uma transação com parcelas.
Quando o diário está em modo básico, verá um sumário das parcelas que afetam a conta atual. Para uma transação simples, a coluna Transferência mostra a outra conta de onde o dinheiro foi transferido. Para uma transação com parcelas, a coluna Transferência mostra -- Transação com parcelas --. Pode ver as parcelas individuais de cada transação clicando em na barra de ferramentas depois de selecionar a transação apropriada.
Para transações com parcelas, a primeira linha da transação é a linha de transação. Contém uma Data, um Nº opcional (tal como um número de cheque), uma Descrição, o montante total que afeta a conta atual (Tot Crédito aqui) e saldo atualizado após a transação atual. Note que na vista expandida, o cabeçalho da coluna Transferência desaparece e não há nome de conta nesse campo. Esta linha mostra-lhe só um sumário do efeito da transação na conta atual. Para obter informação mais detalhada, tem de ver as parcelas individuais que constituem a transação.
As linhas parciais abaixo da linha de transação são as linhas de parcelas, e são separadas por linhas cinzentas. Quando puser em foco uma dessas linhas de parcelas, os cabeçalhos de colunas alteram-se para mostrar os campos relacionados com as parcelas:
Esta imagem mostra como se alteram os cabeçalhos das colunas.
Cada parcela contém uma Ação opcional, ou tipo de parcela, que pode inserir ou escolher duma lista. Contém também um Memorando opcional, que descreve a parcela. Cada parcela afeta uma Conta, que pode ser selecionada de uma lista pendente de contas. O campo R indica se a parcela foi reconciliada. As últimas duas colunas mostram o montante da parcela e se o dinheiro está a entrar ou a sair da conta.
Tal como discutimos em Secção 2.1, “Conceitos contabilísticos”, o total de débitos (coluna esquerda) deve ser igual ao total de créditos (coluna direita) para cada transação. No exemplo mostrado acima, o total de débitos é igual ao total de créditos, pelo que a transação está saldada. Se reparar, a linha de transação contém o mesmo montante de débito que a linha da parcela Conta à ordem. Porque é que vemos isto duas vezes? Porque a linha de transação é meramente um sumário do efeito da transação na conta atual. A mesma transação numa conta diferente terá uma linha de transação diferente, uma que mostre o efeito nessa conta em particular. Pode confirmar isto selecionando outra linha de parcela e clicando no botão na barra de ferramentas.
Neste exemplo, se saltar para a conta Receitas:Ordenado, o GnuCash abre a
mesma transação no diário Receitas:Ordenado:
Esta imagem mostra um salto até à conta Receitas:Ordenado.
Note que o total da linha de transação agora sumariza o efeito na conta Receitas:Ordenado em vez da Conta à ordem, porque está a olhar para o diário da conta Receitas:Ordenado. As parcelas são exatamente as mesmas, mas a linha de transação agora reflete o crédito para a conta Receitas:Ordenado.
Começando com a árvore de contas que cirámos no capítulo anterior, gcashdata_3, faça duplo
clique em Conta à ordem. Vamos adicionar uma transação simples a esta conta. Quando primeiro cria as
suas contas no GnuCash, é habitual começar com um saldo inicial.
Na primeira linha da transação, insira uma data (ex: 1 de janeiro de 2006), uma descrição (ex: “Saldo inicial”), clique na lista pendente Transferência e selecione Capital próprio:Saldo inicial, adicione um depósito de 1000€ e prima Enter. O diário da conta deverá estar parecido com esta imagem:
Esta imagem mostra o diário de Ativos:Conta à ordem após inserir uma transação de valor inicial.
Definir o saldo inicial de uma conta é um exemplo de uma transação simples entre duas contas. Neste caso, afetando as contas Ativos:Conta à ordem e Capital próprio:Saldo inicial.
Como outro exemplo de uma transação simples afetando só duas contas, adicione outra transação para descrever a compra de mercearias no valor de 45.21€. Dentro da conta Ativos:Conta à ordem, defina Transferência para Despesas:Comida. O diário de conta deve agora parecer-se com:
Esta imagem mostra o diário de Ativos:Conta à ordem após adicionar uma transação para compra de mercearias.
A necessidade para três ou mais parcelas ocorre quando precisa de dividir uma das contas “de” ou “para” numa mesma transação em múltiplas contas. O exemplo clássico disto será a receção de um cheque de ordenado. Aquilo que realmente recebe é tipicamente menos que aquilo que lhe pagam, sendo a diferença devida a impostos, segurança social e/ou outros itens. Logo, a transação simples de receber um cheque de ordenado envolve outras contas além da conta Ativos:Conta à ordem e Receitas:Ordenado.
Para adicionar a transação com parcelas a partir do diário de conta Ativos:Conta à ordem, clique numa linha de nova transação e clique em Parcelas. Note que se definiu a vista do diário para Livro razão de parcelas automáticas ou Diário de transações, as parcelas abrem-se sozinhas. Insira a descrição desta transação na primeira linha (ex: “Empregador”). Nas linhas de parcelas abaixo, insira as várias parcelas que compõem esta transação, uma a uma. Para inserir as parcelas, primeiro escolha a conta, depois insira o montante por que alterar a conta. Tenha em mente que quando está num diário de conta de ativos, os montantes inseridos na coluna esquerda aumentam o saldo da conta, enquanto montantes inseridos na coluna direita o diminuem (para mais informação, veja Secção 2.2.3, “Transações”). Prima Tab ou clique na próxima linha de parcela e repita o processo. Note que, se está a usar o teclado para navegar na transação, use Tab para se mover entre campos, uma vez que a tecla Enter regista a transação e cria parcelas numa conta de desequilíbrio.
 | Nota |
|---|---|
Quando cria uma transação no | |
Neste exemplo, escolha a conta de depósito (Ativos:Conta à ordem) e insira o montante a depositar (ex: 670€). Continue a inserir os vários montantes para impostos: conta Despesas:Impostos:IRS, 180€; conta Despesas:Impostos:Segurança Social, $90€; e conta Despesas:Impostos:Seguro, $60€. Finalmente, insira o valor bruto do cheque ($1,000€ neste exemplo) como levantamento da conta Receitas:Ordenado.
A divisão final deverá parecer-se com Figura 4.1, “Inserir uma transação com parcelas”. Lembre-se de premir Enter quando terminar a introdução. Mas também deve saber que quando prime Enter, as parcelas serão “dobradas” numa vista de transação simples. As parcelas ainda lá estão, só tem de clicar em Parcelas para as ver. Veja Secção 4.2.1, “Funcionalidades do diário de conta” para mais detalhes.
