Uma vez inseridas transações no GnuCash, é importante verificar se elas estão de acordo
com o extrato da sua instituição financeira. Este processo de verificação é conhecido por reconciliação
e é a chave para determinar se os seus registos estão corretos. O mais habitual é comparar as suas transações com os extratos bancários,
mas pode usar este processo para verificar qualquer transação.
O GnuCash mantém o estado de reconciliação de cada transação sob controlo. Este estado é mostrado
pelo campo R num diário: r indica que uma transação foi reconciliada, nc
indica que não foi confirmada, e c indica que foi confirmada mas não reconciliada. Uma transação marcada como
confirmada significa que tem alguma confirmação de que a sua ordem foi aceite (por ex., tem o recibo do cartão de crédito que o restaurante
emitiu). Pode alternar o estado de reconciliação entre nc e c clicando no campo
R; pode defini-lo para r usando Secção 4.4.1, “Janelas de reconciliação”.
Ao fundo da janela da conta, há (entre outros) dois saldos em execução (os saldos Confirmado e Reconciliado) e o saldo Futuro. Os primeiros devem corresponder aquilo que o seu banco pensa que tem na conta, enquanto o último inclui transações pendentes.
Por exemplo, quando passa um cheque, deve inserir a transação no GnuCash. O campo de reconciliação
R da transação conterá inicialmente nc (não confirmada).A sua nova entrada vai contribuir
para o saldo Futuro, mas não para os saldos Confirmado e Reconciliado.
Mais tarde, se obteve confirmação que o cheque foi cobrado, pode clicar no campo R para o alterar para
c (confirmado). Ao fazer isto, o saldo Confirmado altera-se para incluir esse montante.
Quando chegar o extrato do banco, poderá compará-lo com o que registou no GnuCash, abrindo a janela de
reconciliação. Aí, poderá alterar o campo R para r (reconciliada).
 | Nota |
|---|---|
Não pode reconciliar diretamente numa janela de diário simplesmente clicando no campo R. Tem de usar a janela de reconciliação. Uma vez que uma transação esteja marcada como reconciliada, já não pode ser facilmente alterada sem quebrar o Saldo inicial da próxima reconciliação. | |
 | Atenção |
|---|---|
É importante compreender que a reconciliação é feita para uma determinada data e que quando reconcilia uma conta baseado num extrato com uma dada data, está a reconciliar todas as transações anteriores a essa data. Portanto, se adicionar ou modificar transações com data anterior à da última reconciliação, os seus saldos reconciliados ficam em desequilíbrio. | |
As janelas de reconciliação são usadas para reconciliar uma conta do GnuCash com um extrato que um
banco ou outra instituição financeira lhe enviou. A recociliação é útil, não só para verificar duplamente os seus registos com os do banco,
mas também para ter uma melhor ideia do que ainda tem pendente, por exemplo, cheques não cobrados.
Para usar as janelas de reconciliação, selecione uma conta da árvore de contas e clique em → . Abre-se uma janela semelhante à que está abaixo, onde pode inserir a informação de reconciliação.
A janela inicial de reconciliação.
Na janela inicial de reconciliação, tem de inserir alguma informação de reconciliação.
- Data do extrato
A data do extrato contra o qual vai fazer a reconciliação.
Dica Clique na seta à direita deste campo para abrir um calendário.
- Saldo inicial
Este é um item não editável que mostra o saldo da reconciliação anterior. Deve corresponder ao saldo inicial do seu extrato.
Atenção Por vezes, o saldo inicial no
GnuCashnão corresponde ao encontrado no seu extrato. Isto pode acontecer na primeira vez que reconcilia a sua conta ou quando uma transação previamente reconciliada foi alterada ou eliminada.Nota Na primeira vez que reconcilar a sua conta, o saldo inicial será 0.00, logo provavelmente não é o saldo inicial da sua conta. Quando reconciliar a conta, o saldo inicial da conta será incluído na reconciliação e o resultado deverá ficar equilibrado.
Dica No caso de uma transação previamente reconciliada ser acidentalmente alterada, pode simplesmente voltar a reconciliá-la juntamente com as transações do extrato atual e o resultado deverá ficar equilibrado.
O caso de acidentalmente eliminar uma transação previamente reconciliada apresenta um desafio maior. Se não puder determinar o que foi apagado e restaurá-lo no diário correspondente, terá de criar uma transação fictícia para conseguir terminar a reconciliação.
Cuidado Embora o último caso não tenha importância na sua contabilidade privada, se for o contabilista de um clube ou de uma empresa, é melhor que tenha preparada uma boa explicação para o sucedido.
- Saldo final
Este campo deve ser preenchido com o saldo final que aparece no extrato.
Nota O
GnuCashpreenche automaticamente este campo com o saldo Atual mostrado na parte inferior do diário da conta.- Incluir subcontas
Marque esta opção se quiser incluir as transações que pertencem às subcontas da conta selecionada na reconciliação. Note que todas as subcontas têm de estar na mesma moeda/mercadoria que a conta-mãe para poder ativar a opção.
Clicar neste botão abre uma nova janela que lhe permite inserir uma transação de juros na conta a ser reconciliada.
Dica A janela de pagamento de juros poderá abrir automaticamente quando inicia uma reconciliação de uma conta de tipo Banco, Crédito, Fundo, Ativo, Cobrável, Pagável e Passivo. Se quiser desativar este comportamento, para qualquer uma das contas mencionadas, vá ao separador Diário nas Preferências do GnuCash e desmarque a caixa Transferência automática de juros. Em alternativa, para desativar este comportamento só para a conta selecionada, clique em na janela Inserir pagamento de juros.
Depois clique em e verá a janela de reconciliação com a lista das transações:
 |
A lista de transações na janela de reconciliação.
Os dois painéis chamados Fundos entrados e Fundos saídos, listam todas as transações não reconciliadas que pertencem à conta que vai ser reconciliada. A coluna R mostra se a transação já foi reconciliada.
Agora, examine cada item no extrato do banco e procure o item correspondente na janela Reconciliar.
Se não conseguir encontrar uma transação, talvez se tenha esquecido de a inserir, ou não soubesse que ela tinha acontecido. Pode usar o botão na barra de ferramentas, ou o item de menu → para abrir o diário e inserir a transação em falta. O novo item vai aparecer na janela Reconciliar quando premir no diário após inserir a transação.
Quando encontrar o item na janela Reconciliar, compare o montante do item com o montante do extrato.
Se discordar, pode ter cometido um error quando inseriu a transação no GnuCash. Pode usar o botão
na barra de ferramentas ou ir a → para abrir o diário de conta e corrigir a transação.
Se os montantes concordam, clique no item na janela Reconciliar. Surge uma marca na coluna
R ao lado da transação selecionada. O GnuCash atualiza automaticamente os montantes
no painel de sumário inferior direito.
| Dica |
|---|---|
Pode usar as teclas de seta acima/abaixo para rolar até ao item, a tecla espaço para marcar o item como reconciliado e a tecla Tab para alternar entre painéis. | |
Repita estes passos para cada item que aparece no extrato bancário, verificando se os montantes correspondem aos montantes do
GnuCash e marcando as transações no GnuCash à medida que estejam reconciliadas.
Ao fundo da janela Reconciliar há um campo Diferença, que deverá mostrar
0.00 quando terminar a reconciliação. Se mostrar qualquer outro valor, ou falhou transações ou alguns montantes estão
incorretos no GnuCash (ou, menos provável, o banco pode ter cometido um erro).
| Nota |
|---|---|
Sob determinadas circunstâncias, pode ser difícil ou mesmo impossível determinar porque é que uma conta não reconcilia.
Se não for capaz de corrigir a discrepância entre os seus livros e o extrato, o Para usar isto, faça todas as reconciliações (marcando todas as transações que conseguir identificar)e clique neste botão.
O | |
Quando tiver marcado todos os itens do extrato bancário e a diferença for 0.00, clique em na barra de ferramentas ou selecione → no menu. A janela Reconciliar fecha-se. No diário de conta, o campo R das transações reconciliadas altera-se para r.
Neste caso, ainda não recebemos toda a informação, portanto clicamos em , para que possamos continuar mais tarde. Observe que a coluna R indica que confirmámos (c) duas transações. Ainda não foram reconciliadas, mas verificámos duas transações, pelo que foram marcadas como confirmadas. Se olhar para a barra de sumário ao fundo do diário de conta, verá um sumário do que foi reconciliado e do que foi confirmado (Confirmado: 954.79€ Reconciliado: 0.00€)
A conta à ordem após ter adiado a reconciliação.