GnuCash nutzt Dateien zum Speichern von Informationen. GnuCash nutzt drei Typen von Dateien: Datendateien, Sicherungsdateien und Logdateien. Die Hauptdatei die Sie benutzen werden, ist eine Datendatei. Sie werden wahrscheinlich nur eine Datendatei haben, die Sie für Ihre privaten Daten nutzen. Aber GnuCash wird automatisch jedes mal eine Sicherungsdatei anlegen, wenn Sie Ihre Daten speichern. GnuCash erzeugt auch Logdateien, die notfalls benutzt werden können, um Daten zu rekonstruieren. Sicherungsdateien und Logdateien werden später in Abschnitt 2.8, „Datensicherung“ beschrieben.

Anmerkung

Die obigen Ausführungen zu der Bedeutung einzelner Dateien gelten hauptsächlich beim Verwenden des traditionellen XML-Formats. Ab Version 2.4.0 kann GnuCash auch SQLite3, MySQL oder PostgresSQL Datenbanken zum Speichern der Daten nutzen. Die Datenbanken haben leistungsfähigere Mechanismen zum Sichern und Protokollieren, in die der Benutzer in der Regel nicht eingreifen kann. Auch ein explizites Speichern entfällt. Für das leichtere Verständnis ist es aber weiterhin sinnvoll, von einer Datei als oberster Hierarchieebene auszugehen.

Ein Konto ist ein Ort an dem Sie aufzeichnen, was Sie besitzen, schulden, ausgeben oder einnehmen. Obwohl Sie nur eine große Daten-Datei haben, wird diese Datei viele Konten enthalten. Wahrscheinlich denken Sie schon von Geld das Sie besitzen oder schulden, als ob es auf einem Konto wäre. Zum Beispiel haben Sie irgendwann ein Girokonto und Sparkonto bei einer bestimmten Bank eröffnet und diese Bank sendet Ihnen seither monatliche Kontoauszüge die zeigen, wie viel Geld Sie in diesen Konten besitzen (wie der Kontostand ist). Kreditkarten Konten senden Ihnen Abrechnungen die zeigen, wie viel sie der Kartengesellschaft schulden und die Hypothekenbank schickt Ihnen regelmäßig Auszüge, wie viel sie für Ihr Darlehen noch schulden.

In GnuCash werden Konten auch genutzt um Gelder, die Sie erhalten oder ausgeben, zu klassifizieren. Natürlich sind dies keine physischen Konten, für die es Kontoauszüge gäbe. Wie wir in Kapitel 3, Konten sehen werden, werden Ertragskonten genutzt um Einnahmen (wie die Gehaltszahlung) zu klassifizieren und Aufwandskonten werden verwendet um Ausgaben (für Pizza, Rechnungen etc.) zu klassifizieren. Diese Konten haben eine ähnliche Funktion wie die Kategorien in einigen anderen Finanzprogrammen, haben aber einige Vorteile, wie in Kapitel 3, Konten diskutiert wird.

Eine Buchung ist ein Vorgang, der den Bestand (Saldo) eines Kontos verändert. Wir sprechen von einer Gutschrift oder Einzahlung auf ein Konto, wenn sich der Bestand erhöht und von einer Lastschrift oder Abhebung, wenn sich der Bestand erniedrigt. Wann immer Sie Geld erhalten oder ausgeben, ist dies eine Buchung. In GnuCash, wie wir im nächsten Abschnitt sehen werden, sind an Buchungen immer mindestens zwei Konten beteiligt. Beispiele für Buchungen: Bezahlen einer Rechnung, Umbuchen vom Sparkonto auf das Girokonto, Kaufen einer Pizza, Geldabheben oder Verbuchen einer Gehaltszahlung. Kapitel 4, Buchungen beschreibt eingehender, wie Sie in GnuCash Buchungen eingeben.

Wahrscheinlich haben Sie die Redewendung „Geld wächst nicht auf Bäumen“ schon einmal gehört. Gemeint ist damit, dass Geld von irgend woher kommen muss - es „erscheint“ nicht einfach. Die doppelte Buchführung ist eine Buchführungsmethode, die gerade den Ursprung und Verbleib Ihres Geldes nachvollziehbar macht. Doppelte Buchführung zu benutzen bedeutet, dass Geld niemals zunimmt oder abnimmt - sondern ein Betrag wird immer nur von einem Konto zu einem anderen übertragen. Wenn Sie Bargeld abheben, übertragen Sie Geld von Ihrem Bankkonto in Ihren Geldbeutel. Wenn Sie im Supermarkt mit Karte bezahlen, übertragen Sie Geld von Ihrem Girokonto auf das Konto des Supermarktes. Und wenn Ihr Gehalt überwiesen wird, wird Geld vom Konto Ihres Arbeitgebers auf Ihr Girokonto übertragen.

In GnuCash werden diese Übertragungen als Buchungssatz bezeichnet. Jeder Buchungssatz erfordert mindestens zwei Konten. Um zum Beispiel eine Barabhebung einzugeben, würden Sie die Umbuchung des Betrags von Ihrem Girokonto auf Ihr Bargeldkonto eingeben. Sie würden die Kartenzahlung im Supermarkt als eine Umbuchung von Ihrem Girokonto auf das Lebensmittelkonto eingeben. Und die Gehaltszahlung als Umbuchung von einem Einkommenskonto auf Ihr Girokonto.

Anders als traditionelle Buchführungssoftware, macht GnuCash die Eingabe einer solchen doppelten Buchung sehr einfach. Kapitel 4, Buchungen befasst sich detaillierter mit der Eingabe von Buchungen, aber zunächst wollen wir einen Überblick geben, wie dies prinzipiell funktioniert. Für eine einfache Buchung wie eine Kartenzahlung im Supermarkt, benötigen Sie ein Girokonto und ein Konto für Lebensmittelausgaben. (Das Anlegen eines Kontos wird in Kapitel 3, Konten erklärt.) Um den Vorgang zu erfassen, geben Sie einfach eine Buchung von Ihrem Girokonto auf das Lebensmittelkonto ein. In diesem Beispiel sieht die GnuCash Buchung im Kontobuch des Girokontos so aus:

Die Abbildung zeigt die Eingabe von Datum, Beschreibung und Gegenbuchungskonto für eine Zahlung von €50 an den Supermarkt.

In dieser Buchung erfolgte eine Lastschrift durch den Supermarkt für €50. Da dies eine Buchung für doppelte Buchführung ist, sind mindestens zwei Konten betroffen und müssen Teil der Buchung sein. GnuCash fügt automatisch den Namen des aktuellen Kontos (Aktiva:Barvermögen:Girokonto) für Sie ein, so dass Sie nur den Namen des anderen betroffenen Kontos eingeben müssen (Aufwendungen:Lebensmittel).

Zur Verdeutlichung, dass GnuCash alles als doppelte Buchung speichert, ändern wir die Ansicht auf Vollständig und passen auf, was passiert.

Die Abbildung zeigt die vollständige Ansicht des Girokontos.

Beachten Sie, dass wir eine Eintragung zur Einzahlung (debit) in das Aufwendungen:Lebensmittel Konto haben und eine Eintragung zur Abhebung (credit) von dem Aktiva:Barvermögen:Girokonto.

Lassen Sie uns noch einen kurzen Blick darauf werfen, wie dieselbe Buchung vom Aufwendungen:Lebensmittel Konto gesehen aussieht.

Die Abbildung zeigt die vollständige Ansicht des Aufwendungen:Lebensmittel Kontos.

	Anmerkung
	In diesem Beispiel für doppelte Buchführung haben wir eine EC-Karte benutzt, um die Lebensmittel zu bezahlen. Beachten Sie, dass das Konzept das gleiche bleibt, egal wie wir zahlen. Hätten wir statt dessen bar bezahlt, würde die doppelte Buchführung einfach das Bargeldkonto statt des Girokontos belasten.

Wie sieht es mit Ihrer Gehaltszahlung aus? Sie können sehen, dass das Geld auf dem Girokonto landet, aber wo kommt es her? Bei der doppelten Buchführung muss es von irgendwo kommen. Technisch gesehen kommt das Geld von Ihrem Arbeitgeber, aber Sie wollen ja nicht für diesen die Konten führen. Wie also verbuchen wir Erträge? In GnuCash gibt es einen speziellen Einkommens-Kontentyp, den Sie benutzen, um Ihre Gehaltszahlung zu buchen. (Siehe Kapitel 3, Konten für weitere Informationen dazu, wie man Einkommenskonten anlegt.) Um die Gehaltszahlung zu buchen, geben Sie einfach eine Buchung von diesem Einkommenskonto auf Ihr Girokonto ein.

Hier sehen Sie, wie eine Gehaltsbuchung in GnuCash aussieht.

Die Abbildung zeigt die Eingabe von Datum, Beschreibung und Gegenbuchungskonto für die Zahlung von €600 Gehalt von Mein Arbeitgeber.

In diesem Beispiel werden €600 von einem Gehalt Ertragskonto auf das Girokonto überwiesen. Wegen der speziellen Natur der Ertragskonten, wie in Kapitel 3 diskutiert wird, erhöht dieser Vorgang sowohl den Saldo des Girokontos, als auch des Gehaltskontos um den überwiesenen Betrag.

Aber was, wenn Sie Ihr Bruttogehalt und alle Abzüge ebenfalls verbuchen wollen? Dann geben Sie einen Vorgang mit mehreren Buchungen ein, was wir im Abschnitt 4.3 behandeln werden. Bei dieser Art Vorgang übertragen Sie einen Betrag von einem auf mehrere Konten. Für jeden Vorgang einer doppelten Buchung, muss die Summe des Geldes, die von Konten gebucht wird, gleich der Summe sein, die auf Konten gebucht wird.

Zum Beispiel, könnte Ihr Bruttogehalt € 1000 sein, wovon aber nur €655 auf Ihrem Girokonto ankommen. Die übrigen €345 verteilen sich auf die Steuern und Sozialabgaben, wie Lohnsteuer, Renten- Kranken- und Arbeitslosenversicherung. Wie bucht man das in GnuCash? Als erstes müssen Sie ein Girokonto, sowie Konten für das Bruttogehalt und alle Arten von Abzügen einrichten (siehe Kapitel 3, Konten ). Dann geben einen Vorgang ein zur Übertragung von €1000 von dem Konto für das Bruttogehalt auf die anderen Konten: Girokonto, Lohnsteuer, Krankenversicherung, Rentenversicherung und Arbeitslosenversicherung. Weil dies ein Vorgang in doppelter Buchführung ist, muss der Gesamtbetrag, der auf diese fünf Konten geht, gleich den €1000 sein, die von dem Bruttogehaltskonto kommen. Wir behandeln diese Art von Vorgang detaillierter in Kapitel 4, hier nur ein kurzer Ausblick darauf, wie es aussieht:

Die Abbildung zeigt die Eingabe von Datum, Beschreibung und Gegenkonto für eine Buchung von €1000 Bruttogehalt von Mein Arbeitgeber. Der Betrag wird dann auf Girokonto, Lohnsteuer, Kranken-, Renten- und Arbeitslosenversicherung aufgeteilt.

Das wesentliche Prinzip, das man sich merken muss ist, dass es immer mindestens zwei Teile in jedem Buchungsvorgang gibt und dass der Gesamtbetrag, der von einer Gruppe Konten abgebucht wird, gleich dem Betrag sein muss, der einer anderen Gruppe Konten gutgeschrieben wird. Wenn ein Vorgang den gleichen Betrag von Konten auf andere Konten bucht, sagt man, das die Buchung ausgeglichen ist. In GnuCash, wie in der doppelten Buchführung, wollen Sie, das alle Ihre Buchungsvorgänge ausgeglichen sind.

Warum ist dies wichtig für Sie? Wenn all Ihre Buchungsvorgänge ausgeglichen sind, dann sind alle Beträge abgerechnet. GnuCash hat aufgezeichnet, wo das Geld herkam und wohin es gegangen ist. Indem Sie die Namen aller an den Buchungen beteiligten Konten angegeben haben, können die Daten später sortiert und in Form eines Berichts dargestellt werden. Berichte erlauben es Ihnen zu sehen, wie viel sie im Jahr verdient haben, wo das ganze Geld geblieben ist, wie viel Vermögen Sie haben und wie viel Steuern Sie wohl bezahlen müssen. Je mehr Informationen Sie eingeben, desto detaillierter können die Berichte sein.

Buchführungsterminologie

Buchhalter benutzen die Begriffe Soll und Haben um zu beschreiben, ob Beträge einem Konto gutgeschrieben oder von einem Konto abgebucht werden. Beträge werden in der Soll-Spalte, welches immer die linke Spalte ist, notiert, wenn sie auf dem Konto gutgeschrieben werden. Beträge werden in der Haben-Spalte, welches immer die rechte Spalte ist, notiert, wenn sie von einem Konto abgebucht werden. Geld fließt immer von der rechten Seite eines Kontos auf die linke Seite eines anderen Kontos. Die Grundregel der Buchführung lautet: Bei jedem Buchungsvorgang muss die Summe von Soll und Haben gleich sein. Dies ist nur eine andere Art die Regel der doppelten Buchführung zu wiederholen, nämlich dass der Betrag, der von Konten abgebucht wird der gleiche sein muss, der auf andere Konten gutgeschrieben wird. Sie müssen nicht mit den Begriffen Soll und Haben arbeiten, wenn Sie GnuCash benutzen wollen. In den GnuCash Kontenbüchern werden als Voreinstellung für die Spaltenüberschriften die üblichen Bezeichnungen wie Einzahlung und Abhebung benutzt - wenn Ihnen das recht ist, nutzen Sie es. Wenn sie lieber Soll und Haben als Überschrift möchten, können als Spaltenüberschriften auch die Buchungsüberschriften aus dem Rechnungswesen über den Menüpunkt Bearbeiten → Einstellungen Konten wählen (siehe Abschnitt 2.4, „GnuCash Einstellungen anpassen“ für Einzelheiten, wie man Optionen einstellt).