2.5. Сохранение ваших финансовых данных

GnuCash может хранить ваши финансовые данные в файлах или базах данных SQL, так что они могут быть открыты и изменены позже. Но для начала вам нужно создать контейнер для данных.

2.5.1. Создание файла

Для создания нового GnuCash файла вам необходимо сделать следующее:

  1. В главном меню GnuCash выберети ФайлНовый файл . Тем самым вы запустите диалог Создание новой иерархии счетов.

    Примечание

    Если вы запустили GnuCash в первый раз, то вы увидите диалог Добро пожаловать в GnuCash! Этот диалог описывается детально руководстве GnuCash.

  2. Установите ваши настройки в этом диалоге и перемещайтесь между окнами диалога при помощи кнопок Назад, Отменить и Вперёд.

2.5.2. Сохранение данных

Выполните следующие действия, чтобы сохранить файл под выбраным вами именем:

  1. Выберите ФайлСохранить как... в главном меню или нажмите кнопку Сохранить на панели инструментов. GnuCash покажет диалог для сохранения файлов.

  2. Выберите в раскрывающемся списке Формат файла, в котором вы хотите сохранить данные. По умолчанию выбран XML, но если вы хотите использовать базу данных, то вы можете поменять выбор на этот формат.

    В зависимости от выбранного формата данных диалоговое окно может измениться, как описано ниже.

    • Если вы выбрали XML или sqlite3, то вы увидите следующий диалог:

      Рисунок 2.2. Диалог сохранения данных при выборе XML или sqlite3.

      The Save screen

      На этом изображении отображается экран сохранения данных, при выборе формата данных - XML ​​или sqlite3.


      Введите выбранное имя файла в поле Имя. Нет необходимости указывать расширение, когда вы пишете имя файла. GnuCash автоматически добавит расширение .gnucash к имени файла.

      Примечание

      Расширение .gnucash было введено в версии 2.3 GnuCash. Для уже существующих файлов расширение никогда не изменяется. Поэтому, если вы откроете существующий файл с именем Старый-Файл и просто сохраните его, то это имя не будет изменено. Вы можете использовать команду Сохранить как ... и дать файлу новое имя, чтобы сохранить его с расширением .gnucash.

      Выберите место для сохранения файла, пролистав дерево файлов в нижней панели диалога.

      Подсказка

      Нажмите кнопку Создать папку, чтобы создать новую папку с настраиваемым именем в выбранном месте.

    • Если вы выбрали формат данных mysql или postgres, вы увидите следующий экран:

      Рисунок 2.3. Диалог сохранения данных при выборе mysql или postgres.

      The Save screen

      На этом изображении отображается экран сохранения данных, при выборе формата данных - mysql или postgres.


      Введите в этом окне информацию о подключении к базе данных: хост, имя базы данных, имя пользователя и пароль.

      Предупреждение

      Для сохранения в mysql или postgres требуются соответствующие разрешения в этой базе данных, то есть вам нужно иметь разрешения на создание новой базы данных или вам нужен доступ на запись к существующей базе данных с выбранным именем.

  3. Нажмите кнопку Сохранить как, чтобы сохранить файл.

Если вы отслеживаете финансы для одного домашнего хозяйства, вам нужен только один файл. Но если вы также отслеживаете бизнес-финансы или хотите по какой-то причине сохранить данные отдельно, тогда вам понадобится больше одного файла.

Перед завершением каждого сеанса GnuCash обязательно сохраните изменения данных с помощью меню ФайлСохранить или кнопки Сохранить на панели инструментов.

Примечание

Поскольку очень важно часто сохранять ваши данные, чтобы не потерять их по какой-либо причине, GnuCash может автоматически сохранять открытый файл через определенные промежутки времени. Этот интервал можно установить на вкладке Основные в разделе меню ПравкаНастройки ( GnuCashНастройки в macOS). Имейте в виду, что этот параметр имеет значение только в том случае, если вы сохраняете данные в формате XML. Если вы работаете с базой данных, кнопка Сохранить и пункт меню Сохранить будут недоступны, так как изменения сохраняются сразу.

2.5.3. Открытие данных

Чтобы открыть существующий файл или базу данных, в меню выберите ФайлОткрыть... . В открывшемся окне выберите Формат данных. Если вы выбрали Файл, выберите файл, который вы хотите открыть, просмотрев папки в нижних панелях. В противном случае введите необходимую информацию о подключении к базе данных.

Подсказка

GnuCash хранит список недавно открытых файлов. Откройте меню Файл, и вы увидите список недавно открытых файлов. Нажмите на тот файл, который вы хотите загрузить, чтобы открыть его.

2.5.4. Дублирование иерархии счетов

В некоторых случаях было бы полезно продублировать структуру существующего файла данных в новом файле. Например, вы можете попробовать новые методы бухгалтерского учета, не нарушая учетные данные, или вам может потребоваться следовать принципам бухгалтерского учета, которые требуют, чтобы вы закрывали свои книги в конце года и начинали каждый год с новой книги.

GnuCash позволяет создать пустую копию вашей иерархии счетов просто выбрав ФайлЭкспортЭкспорт счетов . При выборе этой команды вам нужно указать имя для нового пустого файла, а GnuCash создаст новый файл данных, который содержит только вашу иерархию счетов (то есть без транзакции). После сохранения новый файл можно открыть, как и любой другой файл данных GnuCash, как описано выше.