Una fattura è il documento cartaceo che si invia a un cliente per richiedere il pagamento di prodotti o servizi prestati. GnuCash è in grado di creare e di registrare le fatture.
Per inviare una fattura a un cliente occorre prima crearla. Per farlo, utilizzare la voce del menu → → . La finestra per la nuova fattura deve essere debitamente compilata:
Informazioni fattura - ID fattura - il numero identificativo di questa fattura. Rappresenta il numero interno della fattura. Il campo può essere lasciato vuoto, nel qual caso un numero verrà assegnato automaticamente.
Informazioni fattura - Data di emissione - la data in cui la fattura è stata creata.
Informazioni di pagamento - Cliente - il cliente che sta per ricevere la fattura. Se si ricorda il nome dell’impresa inserito nella finestra per il Nuovo cliente, è sufficiente iniziare a scriverlo in questo campo e
GnuCashtenterà di completarlo. Altrimenti, premere il pulsante per accedere alla finestra di Trova cliente descritta in Sezione 12.5.2, «Trovare e modificare un cliente». Evidenziare il cliente che si stava cercando con un clic nei risultati della ricerca, poi premere il pulsante nella finestra di ricerca.Informazioni sul pagamento - lavoro (facoltativo) - associa la nuova fattura al lavoro di un cliente (vedere Sezione 12.7, «Lavori per un cliente»). Se si ricorda il nome del lavoro inserito nella finestra per il Nuovo lavoro, è possibile iniziare a scriverlo in questo campo e
GnuCashtenterà di completarlo. Altrimenti, premere il pulsante per accedere alla finestra di Trova lavoro descritta in Sezione 12.5.2, «Trovare e modificare un cliente». Evidenziare il lavoro che si stava cercando con un clic nei risultati della ricerca, poi premere il pulsante nella finestra di ricerca.Informazioni di pagamento - ID pagamento - questo è il codice d’ordine d’acquisto del cliente o qualsiasi altro «numero di riferimento del cliente». Questo numero dovrebbe essere utilizzato per identificare le fatture emesse per questo cliente (e lavoro, se ne è stato impostato uno).
Informazioni di pagamento - Termini - l’accordo sul pagamento di questa fattura. Viene visualizzato un elenco di elementi registrati nella lista a comparsa. Se è stato specificato un valore predefinito per il cliente selezionato, il campo sarà impostato automaticamente con questo.
Creazione di una nuova fattura
Quando si preme il pulsante , verrà aperta la finestra di Modifica fattura.
Dalla finestra di modifica della fattura è possibile inserire un elenco dettagliato di oggetti venduti con questa fattura, in maniera simile a come vengono inserite le informazioni di una transazione nel registro del conto.
Finestra di modifica della fattura
Sono presenti 15 colonne nell’area delle Voci della fattura:
Data - La data in cui l’oggetto è stato venduto.
Fatturato? - X significa che l’oggetto è riportato in questo fattura, mentre un riquadro vuoto indica che l’oggetto non è riportato nella fattura. Procedendo alla riga successiva l’opzione verrà abilitata automaticamente.
Descrizione (opzionale) - il nome dell’oggetto o servizio.
Operazione (opzionale) - è un campo definibile dall’utente. Si possono inserire qui le informazioni sul centro di costo o utilizzare una delle tre operazioni predefinite: Ore, Materiale o Progetto.
Conto delle entrate - selezionare il conto delle entrate che verrà accreditato.
Quantità - il numero di oggetti identici venduti.
Prezzo unitario - è il prezzo per unità del singolo oggetto.
Tipo di sconto - permette di impostare la tipologia di sconto:
€ significa Sconto in valore monetario
% significa Sconto in percentuale.
Premendo sul campo è possibile cambiare l’impostazione tra i tipi disponibili.
Come scontare - lo sconto può essere calcolato come segue::
> significa che lo sconto verrà applicato dopo le imposte.
< significa che lo sconto verrà applicato prima delle tasse.
= significa che sia lo sconto che le tasse saranno applicate al valore precedente alla tassazione.
facendo clic sul campo è possibile cambiare l’impostazione.
Sconto (opzionale) - è lo sconto totale, in unità monetarie o in percentuale in funzione del Tipo di sconto. Se lasciato vuoto non verrà applicato alcun tipo di sconto. Se è stato specificato un tipo di sconto predefinito per il cliente, questo campo verrà completato automaticamente per ogni nuovo oggetto.
Tassabile? - l’oggetto è tassabile? X significa sì, mentre il campo vuoto significa no. Facendo clic nel campo, è possibile cambiare l’impostazione del valore tra quelle disponibili.
Tasse Incluse? - le tasse sono già state incluse nel prezzo unitario? X significa sì, mentre un campo vuoto significa no. Per esempio, se c’è 1 oggetto del valore di €100 con un imposta del 5%, allora:
Se il campo è vuoto, allora il subtotale = €100 e le imposte = €5.
Se il campo contiene la X, allora subtotale = €95,23 e tasse = €4,77. La formula è: Subtotale = Totale / (1+aliquota) e Tasse = Totale - Subtotale = Totale - (Totale / (1+aliquota)).
Tabella imposte (opzionale) - permette di selezionare una tabella delle imposte fra quelle disponibili. Se l’oggetto è indicato come tassabile, allora questa tabella è utilizzata per calcolare l’importo della tassa. La tabella imposte specifica la percentuale applicata e i conti addebitati per il pagamento delle tasse.
Subtotale (non modificabile) - subtotale calcolato per questo oggetto (meno le tasse).
Imposte (non modificabile) - è l’importo delle imposte calcolate sull’oggetto.
Quando sono state inserite tutte le voci, si può Emettere e stampare la fattura.
Quando è terminata la fase di modifica di una fattura e si è pronti a stamparla, è necessario Emettere la fattura. Non è necessario emettere la fattura immediatamente; in fatti, la fattura deve essere emessa solamente quando si è pronti a stamparla. L’emissione di una fattura prevede l’inserimento automatico delle transazioni necessarie nel conto dei crediti correnti.
Viene visualizzata la finestra di emissione della fattura e viene richiesto di inserire le seguenti informazioni:
Finestra di emissione della fattura
Data di emissione - specifica la data con cui verranno inserite le transazioni nel conto per i crediti correnti. Di norma, questa è la Data di apertura (consultare Sezione 12.6.1, «Registrare un nuovo cliente» per informazioni su questa data).
Data di scadenza - è la data in cui si è convenuto di ricevere il pagamento.
Se sono stati specificati dei termini di pagamento alla creazione della fattura, la data è calcolata in accordo ai termini selezionati e il campo non è modificabile.
Se non è stata impostata alcuna data di scadenza, inserire ora in questo campo.
Descrizione - è un campo opzionale. Quando le transazioni relative alle fatture verranno inserite nel registro del conto per i crediti correnti, il testo scritto in questa casella verrà visualizzato nel campo del promemoria delle transazioni.
Conto di emissione - selezionare il conto dei crediti correnti in cui verranno inserite le transazioni. Il conto può essere selezionata da un elenco dei conti esistenti per i crediti correnti.
Accumulare le suddivisioni - determina se gli elementi di una fattura che trasferiscono verso lo stesso conto devono essere combinati in una singola suddivisione per quel conto o inseriti individualmente. Per una semplice fattura relativa alla vendita di chiodi e martello, l’impostazione opera nel seguente modo:
Attivata (le suddivisioni verranno accumulate) - verrà registrato un singolo movimento di €575,00 dal conto Entrate:Vendite.
Non attivata - la transazione creata nel conto dei crediti correnti, mostre due distinti trasferimenti dal conto Entrate:Vendite di €100,00 e €475,00. I campi del promemoria nelle suddivisioni indicheranno rispettivamente chiodi e martello (cioè la descrizione dell’oggetto inserita nella fattura).
Per trovare una fattura esistente, utilizzare l’applicazione raggiungibile in → → . Dai risultati della ricerca è possibile selezionare un fattura da modificare o da visualizzare.
 | Nota |
|---|---|
Prima di poter modificare una fattura emessa, sarà necessario Annullarla. | |
Uno degli obiettivi di progetto del sistema di gestione dei crediti correnti presente in GnuCash, era quello di fornire diverse strade per raggiungere una stessa posizione a seconda del metodo con cui si idealizza il problema:
si può cercare prima il cliente, e poi visualizzare le fatture a esso associate;
si può cercare una fattura per numero o per nome della società;
si possono visualizzare le fatture associate a un lavoro cliente.
Dopo aver emesso una fattura, può essere utile stamparla e inviarla al cliente. Per stampare una fattura, utilizzare la voce del menu principale → .
Un esempio del risultato di stampa della fattura predefinita in GnuCash è mostrato di seguito.
Risultato di stampa della fattura
| Nota |
|---|---|
È possibile modificare l’aspetto della fattura inserendo, per esempio, il logo della società ecc... Per le istruzioni su come farlo, vedere la Sezione 12.9, «Cambiare l’aspetto della fattura». | |
Le fatture possono essere anche stampate dalla finestra principale selezionando la voce del menu → → . La finestra del resoconto avviserà che non è stata selezionata una fattura valida per la stampa. Per selezionarla procedere come segue:
Utilizzare il pulsante della barra degli strumenti o selezionare → dal menu principale.
Selezionare la scheda Generale della finestra delle opzioni del resoconto.
Premere il pulsante a fianco del campo del Numero fattura.
Cercare la fattura come al solito.
È inoltre possibile stampare le fatture direttamente dalla finestra della procedura di pagamento. Consultare la Sezione 12.8, «Procedere al pagamento» per le istruzioni su come procedere.
GnuCash parte automaticamente con il numero 1 e ne incrementa poi il valore. È possibile inserire manualmente un numero di fattura nella casella di testo ogni volta che viene creata un nuova fattura, ma questa operazione può essere ripetitiva e prima o poi si arriverà a inserire dei numeri duplicati.
You can change the starting invoice number if it is important you. Use → , access the Counters tab, change the Invoice number value to be one less than your desired starting invoice number and click the button or the button.