GnuCash utilizza i file per immagazzinare le informazioni. GnuCash fornisce tre tipi di file: file dei dati, file di backup e file di log. Il file più utilizzato per salvare le informazioni è il file dei dati. Probabilmente si avrà un file che verrà utilizzato per i dati del o dei propri conti, GnuCash ne farà automaticamente una copia di sicurezza (file di backup) ogni volta che verrà salvato di nuovo. GnuCash crea inoltre dei file di log che possono essere usati per recuperare i dati. I file di backup e di log sono descritti più avanti in questo capitolo

Un conto permette di raccogliere informazioni sui propri beni, sui propri debiti, su ciò che si spende o si guadagna. Anche se si avrà un unico file dei dati, questo potrà contenere diversi conti. Probabilmente si ha già presente che il denaro che si riceve e quello che si usa per pagare i debiti sono su un conto. Per esempio, un giorno si sarà aperto un conto corrente in banca e questa invierà un resoconto per mostrare quanto denaro si ha a disposizione conto. La compagnia della carta di credito invia anch'essa un resoconto che riporta il debito verso di loro e la banca presso cui si ha un mutuo invia periodicamente una lettera che riporta il debito rimanente da estinguere.

In GnuCash, i conti sono anche utilizzati per catalogare il denaro contante che si guadagna o spende, anche se non sono conti come quelli precedenti dotati di un resoconto. Come sarà descritto meglio nel Capitolo 3. Conti, i conti per le entrate sono utilizzati per catalogare il denaro ricevuto (come, per esempio, lo stipendio od un assegno) mentre i conti per le uscite registrano il denaro speso (per la pizza, per pagare una fattura, ecc...). Questi conti funzionano come le categorie presenti in altri programmi finanziari con in più alcuni vantaggi descritti nel Capitolo 3. Conti.

Una transazione rappresenta il movimento di denaro che avviene da un conto verso un altro. Quando si spende o riceve denaro, o si trasferiscono fondi da un conto all'altro, si parla di transazione. In GnuCash, come verrà spiegato nella sezione successiva, le transazioni coinvolgono sempre almeno due conti: pagare una fattura, trasferire denaro dai propri risparmi con un assegno, comprare una pizza, fare un prelievo in banca e depositare il proprio stipendio. Il Capitolo 4. Transazioni approfondisce le modalità di inserimento delle transazioni in GnuCash.

Il famoso detto “i soldi non crescono sugli alberi” vuole significare che il denaro deve provenire da qualche parte; purtroppo non “appare dal nulla”. La contabilità a partita doppia è un metodo di registrazione che permette di tenere traccia sia della provenienza che della destinazione del denaro. Usare la partita doppia significa che il denaro non è mai guadagnato o perso - una uguale quantità è trasferita da un conto a un altro. Quando si fa un prelievo in banca, si sta trasferendo denaro dal conto bancario al proprio portafogli. Quando si emette un assegno, si sta trasferendo denaro dal proprio conto al beneficiario. Infine, quando si riceve lo stipendio, si sta trasferendo denaro dalla fonte di guadagno al propria conto in banca.

In GnuCash queste operazioni sono denominate transazioni, ed ogni transazioni richiede almeno due conti. Per immettere i dati di un prelievo, per esempio, si dovrà registrare un trasferimento dal proprio conto bancario al proprio portafogli. Si registrerà invece l'assegno emesso come un trasferimento dal conto corrente al conto del beneficiario. Infine, si potrà registrare lo stipendio come un trasferimento dal conto del proprio datore di lavoro al conto bancario.

A differenza di altri programmi, GnuCash rende molto semplice l'immissione delle transazioni a partita doppia. Il Capitolo 4. Transazioni fornisce ulteriori dettagli su come immettere le transazioni in GnuCash, ma per ora si preferisce dare solo un'occhiata a come funzionano. Per una semplice transazione quale può essere l'emissione di un assegno, si devono prima creare due conti: un conto corrente e un conto spese. Per esempio, se si emette un assegno al fine di pagare un acquisto al negozio, allora si ha bisogno di un conto corrente e di un conto del negoziante (consultare il Capitolo 3. Conti per maggiori dettagli su come creare dei conti). Per registrare l'assegno è sufficiente immettere una transazione dal conto corrente al conto del negoziante. La transazione in GnuCash descritta in questo esempio è riportata nella figura seguente nella finestra di registro del conto corrente:

L'immagine mostra l'immissione della data, della descrizione e dell'ammontare del trasferimento per un pagamento di €50 in favore del Negozio.

In questa transazione, un assegno è registrato a favore del negozio per un ammontare di €50. Dato che questa è una operazione a partita doppia, almeno due conti sono coinvolti e devono far parte della transazione. GnuCash automaticamente seleziona il nome del conto (Attività:Conto corrente) così si deve solamente immettere il nome dell'altro conto coinvolto (Uscite:Negozio).

Per mostrare che GnuCash registra ogni transazione con il metodo della partita doppia, è possibile cambiare la vista in giornale delle transazioni e vedere come si presenta.

Questa immagine mostra il giornale delle transazioni per il conto corrente

Si osservi come è presente una voce per il deposito (debito) riguardante il conto Uscite:Negozio e un'altra per il prelievo (credito) da Attività:Conto corrente.

E' possibile controllare come si presenta la stessa transazione dal punto di vista del conto Uscite:Negozio

Questa immagine mostra il giornale delle transazioni per il conto negozio

	Nota
	In questo esempio è stato utilizzato un assegno per pagare il negozio. Il concetto rimane però invariato qualunque metodo sia usato per il pagamento. Se invece si fosse usata una carta di credito, la contabilità a partita doppia avrebbe dovuto coinvolgere il conto della propria carta di credito in luogo di quello degli assegni.

Cosa dire a proposito dello stipendio? il denaro viene addebitato in un conto bancario, ma da dove proviene? Nel metodo a partita doppia, il denaro deve provenire da qualche fonte. Tecnicamente, il denaro proviene dal datore di lavoro, ma non interessa tenere traccia del suo conto. Allora come è possibile registrare le proprie entrate? In GnuCash si può creare un conto speciale con questo compito (consultare il Capitolo 3. Conti per maggiori dettagli su come creare un conto per le entrate). Per registrare lo stipendio è sufficiente creare una transazione dal conto delle entrate al proprio conto bancario.

Ecco come si presenta uno stipendio in GnuCash

Questa immagine mostra l'immissione della data, della descrizione e del conto di trasferimento per uno stipendio di €600 pagato da Employers R Us.

In questo esempio, 600€ sono trasferiti dal conto delle entrate stipendio al conto corrente. A causa della speciale natura dei conti per le entrate discussa nel Capitolo 3. Conti, questa transazione incrementa entrambi i saldi del conto corrente e del conto entrate dell'importo trasferito.

Com'è però possibile registrare lo stipendio lordo e tutte le deduzioni che vengono effettuate? si può utilizzare una transazione con suddivisioni multiple, che verrà analizzata nella Sezione 4.2.2. In questo tipo di transazioni, una somma di denaro viene trasferita da un conto verso più conti. Per ogni transazione a partita doppia, l'importo totale di denaro trasferito da dei conti deve eguagliare l'importo totale trasferito agli altri conti.

Per esempio, lo stipendio lordo sia di €1.000, ma solo €655 di questi siano depositati sul conto corrente. I rimanenti €345 siano suddivisi tra deduzioni, tasse statali, previdenza sociale ecc... Come è possibile tenere conto di questo in GnuCash? Prima di tutto occorre aver impostato dei conti per lo stipendio lordo, il conto corrente e per ognuna delle deduzioni (consultare il Capitolo 3. Conti). In seguito è necessario inserire una transazione che trasferisce €1.000 dal conto Stipendio agli altri conti: Conto corrente, Imposte:Statali, Assistenza sanitaria, Previdenza sociale e Imposte:Regionali/provinciali. Poiché questa è una transazione a partita doppia, l'importo totale trasferito a questi cinque conti deve eguagliare gli originari €1.000 provenienti dal conto delle entrate. Questo tipo di transazione è descritta in dettaglio nel Capitolo 4. Transazioni, ma per ora si può vedere una anteprima di come si presenta:

Questa immagine mostra l'immissione della data, della descrizione e del conto di trasferimento per il pagamento di uno Stipendio di €1000. La transazione è poi suddivisa a favore del Conto corrente, delle Tasse statali , dell'Assistenza sanitaria, dellaPrevidenza sociale e delle tasse di carattere Regionali/provinciali.

Il principio più importante da ricordare è che ogni transazione coinvolge almeno due parti e che l'importo totale, trasferito da un gruppo di conti, deve essere uguale all'importo totale trasferito a un altro gruppo di conti. Quando una transazione trasferisce una somma uguale da dei conti verso altri conti, viene denominata in bilancio. In GnuCash, come nella contabilità in partita doppia, tutte le transazioni devono essere in bilancio.

Perché questo è così importante? Se tutte le transazioni sono in bilancio, allora tutto il denaro è contabilizzato. GnuCash registra sempre la provenienza e la destinazione del denaro. Salvando i nomi di tutti i conti coinvolti in una transazione, vengono forniti i dati necessari per poter, in un secondo momento, essere visualizzati e ordinati in resoconti. Questi permettono di conoscere, per esempio, quanto denaro è stato guadagnato durante l'anno e dove è stato speso, qual'è il valore netto e come potrebbero essere le tasse per l'anno corrente. Più informazioni vengono fornite al momento dell'inserimento delle transazioni, più dettagliati saranno i resoconti forniti.

Terminologia contabile

I contabili utilizzano i termini dare (addebito) e avere (accredito) per indicare se il denaro è trasferito a o da un conto. Il denaro è registrato nella colonna del dare, che è sempre quella di sinistra, quando sta per essere trasferito a un conto. Il denaro è invece registrato nella colonna dell'avere, che è sempre la colonna di destra, quando sta per essere trasferito da un conto. Il denaro fluisce sempre dalla colonna di destra di un conto alla colonna di sinistra di un altro conto. La regola principale della contabilità è la seguente: per ogni transazione, il debito totale deve eguagliare il credito totale. Si tratta in effetti di un altro modo per descrivere il metodo della partita doppia secondo il quale, per ogni transazione, l'importo di denaro trasferito da un conto deve essere uguale all'importo trasferito a un altro conto. Non è comunque necessario impiegare i termini debito e credito per usare GnuCash. Le impostazioni predefinite dei registri di GnuCash utilizzano intestazioni dalle diciture più familiari quali deposito e prelievo; se si è a proprio agio con questi termini, conviene utilizzarli. Se lo si preferisce, è comunque possibile cambiare le intestazioni in credito e debito dalla voce di menu Modifica -> Preferenze Generali (consultare ilSezione 2.4 per maggiori dettagli sull'impostazione delle preferenze).