Le leggi della contabilità raggruppano tutti gli strumenti finanziari in 5 tipi fondamentali di “conti”. In pratica tutto quello con cui i contabili hanno a che fare può essere inserito in uno dei seguenti 5 gruppi:

E' ora più chiaro come sia possibile catalogare il mondo finanziario in questi 5 gruppi. Per esempio il denaro sul proprio conto bancario fa parte dei beni, il mutuo è un debito, il salario/stipendio è un'entrata mentre il costo della cena di ieri sera è un'uscita.

Definiti i 5 conti fondamentali, resta da spiegare come siano in relazione tra loro. In che modo un tipo di conto ne influenza un altro? Prima di tutto il capitale netto è definito a partire dalle attività e dalle passività. Matematicamente parlando, il capitale netto è la differenza tra il valore delle proprie attività e quello delle proprie passività:

attività - passività = capitale netto

In aggiunta, è possibile aumentare il capitale attraverso le entrate e diminuirlo con le uscite. Questo è intuitivo dato che quando si riceve un assegno si diventa più ricchi e quando si offre una cena si diventa più poveri. Matematicamente questo concetto è espresso dall'EQUAZIONE DELLA CONTABILITÀ

attività - passività = capitale + (entrate - uscite)

L'equazione deve sempre essere rispettata; questo è vero se i movimenti di denaro avvengono sempre da un conto verso un altro. Per esempio, se si riceve del denaro come entrata, deve esserci un corrispondente aumento del capitale. Come altro esempio si può avere un aumento del proprio patrimonio se a esso corrisponde un aumento delle passività.

Visualizzazione grafica della relazione che intercorre tra i 5 tipi fondamentali di conti. Il capitale netto si accresce grazie alle entrate e diminuisce a causa delle uscite. Le freccie rappresentano la direzione del valore.

L'equazione di bilancio appena descritta costituisce il cuore di un sistema di registrazione a partita doppia. A ogni cambio di valore di un termine dell'equazione deve corrispondere la variazione di un altro termine per rispettare l'uguaglianza. Questo concetto è noto con il nome di principio del bilancio ed è di fondamentale importanza per capire come funziona GnuCash ma anche gli altri programmi che usano uno schema a partita doppia. Quando si lavora con GnuCash, si dovranno sempre considerare almeno due conti al fine di mantenere equilibrata l'equazione fondamentale della contabilità

La contabilità a partita doppia ha due scopi; il primo è di creare una traccia di tutti i conti: il denaro infatti deve provenire da qualche parte e andare da qualche altra parte. Inoltre, la contabilità a partita doppia è storicamente stata utilizzata per controllare i calcoli di un contabile. Dato che i numeri vengono inseriti simultaneamente in più conti, è possibile controllare in più posti che i totali corrispondano. naturalmente, con l'avvento dei computer, le probabilità che si verifichi un errore di calcolo sono basse, ma è bene sapere che il concetto continua a essere applicato!

Il metodo a partita doppia esiste sin dal 15° secolo, allorché fu descritto da un frate Italiano, Luca Pacioli. Il metodo originale consiste nel registrare ogni transazione in un quaderno, detto libro mastro, e poi ricopiare ogni parte della transazione in altri quaderni detti giornali. Questo metodo è a tutt'oggi usato perché aiuta ad evitare gli errori e, nel caso ce ne fossero, a trovarne la fonte. GnuCash semplifica questo metodo copiando ogni transazione automaticamente e potrebbero quindi non essere visibili eventuali errori che si scorgerebbero subito con il metodo cartaceo. GnuCash però avvertirà segnalando le transazioni che non sono bilanciate e indicherà quando un conto non è ancora stato nominato.

	Nota
	Chiamare questo metodo di tenuta dei conti con il nome partita-doppia può essere equivoco; sarebbe più corretto chiamarlo a partita-multipla, dato che una transazione può coinvolgere più conti. Sfortunatamente ci sono più di 700 anni di storia di utilizzo del termine che sono sufficienti a scoraggiarne la modifica.