GnuCash crea diversi tipi di file per assicurarsi che i dati non vadano persi. Si possono trovare file con le seguenti estensioni: xac,log, LCK, LNK tutti nella stessa cartella del file dei dati. La descrizione delle caratteristiche fornite da ogni formato è riportata di seguito.
$ ls
gcashdata
gcashdata.20060414185747.xac
gcashdata.20060414223248.log
gcashdata.20060415114340.xac
gcashdata.20060415154508.log
gcashdata.20060415173322.xac
gcashdata.20060415194251.log
gcashdata.7f0982.12093.LNK
gcashdata.LCK
Ogni volta che si salva un file dei dati, viene creata anche una copia di sicurezza di formato xac. Questo file è una copia completa del file dei dati precedente e il suo nome fa riferimento al nome del file dei dati, all'anno, al mese, al giorno e all'ora del backup. Per esempio, il file di nome gcashdata.20060414185747.xac indica che si tratta di una copia di sicurezza del file gcashdata salvata nell'anno 2006, il 14 Aprile alle 18:57:47.
Per recuperare un vecchio file di backup, basta aprire il file .xac con la data che si desidera ripristinare. Assicurarsi di salvare il file con un nome differente senza utilizzare l'estensione xac.
Ogni volta che viene aperto un file in GnuCash, viene creato un file .log con lo stesso nome del file di backup di estensione .xac. Nel momento in cui si effettuano delle modifiche al file dati aperto, il file di log registra solamente queste modifiche. I file di log non sono dei file di backup completi - registrano semplicemente i cambiamenti fatti al file dei dati nella sessione corrente di GnuCash.
Nel caso GnuCash terminasse inaspettatamente, per esempio esempio a causa di un blackout elettrico o di un blocco del sistema, sarà possibile recuperare la maggior parte del lavoro effettuato dall'ultima volta che il file di GnuCash è stato salvato, utilizzando il file di log. Questa è la procedura da seguire:
Aprire l'ultimo salvataggio del file GnuCash.
Andare in "File" -> "Importa" -> "Ripeti file .log di GnuCash" e selezionare un file di estensione .log con la stessa data del file salvato aperto precedentemente. Assicurarsi di aver selezionato il file di log esatto per scongiurare il verificarsi di gravi problemi nella struttura e nei valori dei conti.
La ripetizione del file di log permette di recuperare ogni transazione che ha variato il saldo immesso dall'ultimo salvataggio, incluse quelle create dalle transazioni pianificate e dalle funzioni per l'impresa (fatture, ricevute, ecc...).
 | Nota |
|---|---|
Attenzione: le modifiche alle transazioni pianificate, alle fatture per le ricevute NON verranno recuperate, e le loro transazioni che sono state recuperate potrebbero non essere correttamente associate con esse; andrebbero quindi ricontrollate. In particolar modo per le transazioni di impresa, potrebbe essere necessario cancellarne alcune e ricrearne di altre. Senza questa operazione, anche se il saldo potrebbe sembrare corretto, alcuni resoconti potrebbero non esserlo. | |
Occasionalmente possono comparire dei file .LNK e .LCK. Questi non contengono alcun dato, ma sono creati solamente per impedire che due o più utenti possano aprire lo stesso file contemporaneamente. Questi file sono creati automaticamente all'apertura di un file per bloccarlo in modo che nessun altro possa accedervi. Quando si chiude GnuCash o si apre un altro file, GnuCash sblocca il primo file dei dati cancellando i file LNK e LCK.
Se GnuCash si arresta improvvisamente quando è aperto un file di dati, i file LCK e LNK non vengono cancellati. La prossima volta che che GnuCash verrà aperto, sarà presentato un avviso in cui si dice che il file è bloccato. Questo messaggio appare poiché i file LNK e LCK sono ancora nella directory. Si può premere tranquillamente sì per aprire il file, ma si dovrebbero cancellare i file .LNK e .LCK (usando il terminale o il file manager). Una volta cancellati questi file, non verrà più presentato alcun avviso a meno che GnuCash non venga interrotto di nuovo in modo improvviso.
Allora quali file si dovrebbero mantenere sul disco? i file dei dati: questi non hanno una estensione di file automatica. E' consigliato anche mantenere alcuni dei file di estensione .xac più recenti, mentre è possibile cancellare tranquillamente i file di log dato che non costituiscono una copia completa del file dei dati. Si dovrebbero anche cancellare tutti i file di estensione .LCK e .LNK che sono ancora presenti dopo la chiusura di GnuCash. Se si decide di fare una copia di sicurezza dei file su un altro disco, è sufficiente copiare i file dei dati; non i file di estensione .xac.
| Nota |
|---|---|
GnuCash cancellerà automaticamente tutti i file .xac, .log che sono più vecchi di 30 giorni. Questa impostazione può essere cambiata dalle preferenze di GnuCash. | |