De/Einsatz im Verein

Informationen zum Einsatz von Gnucash in einem Verein

• Dies ist nur ein Anfang. Der Abschnitt bedarf noch einiger Verbesserungen. Wenn du schon Erfahrungen mit GnuCash im Verein hast, bist du herzlich eingeladen, den Artikel zu verbessern. Danke!
• Grund für diesen Abschnitt: Jemand aus der Liste fragte nach der Verwendung von Gnucash im Verein.

Einige Fakten bzw Fragen:

• Mitglieder zahlen einen Jahresbeitrag
• Aktionen
  • Mitglieder zahlen für einzelne Aktionen
  • für Aktionen fallen Kosten an
  • Mitglieder erhalten verauslagte Kosten zurück
  • wie wurde die einzelne Aktion finanziell abgeschlossen?
• Hausbau
  • der Verein baut ein Haus, oder erweitert ein bestehendes
• Frage: Ist es sinnvoll für jedes Mitglied ein Konto anzulegen?
• Wie kann man einen Kassenbericht sinnvoll erstellen?

Der Kontenrahmen

Von der Datev gibt es einen Kontenrahmen SKR49 für Vereine und Stiftungen. Dieser ist seit 2009 Bestandteil von GnuCash.

Inzwischen ist der Kontenrahmen auf den Stand von 2018 gebracht worden. Informationen dazu finden sich hier.

Wie wird der Vereinsbeitrag verbucht

Anmerkungen:

• Hier sollen einige Grundsätze zur Vereinsbuchführung angeführt werden.

Beteiligte Konten:

• Aktiva:Girokonto (gnucash-konten-type: aktiva)
• Einnahmen:Beiträge (gnucash-konten-type: Ertrag; Platzhalter)
• Einnahmen:Beiträge:<Jahr> (gnucash-konten-type: Ertrag)

Transaktionen:

Beschreibung	Konto	Soll	Haben
Mitglied xy	Aktiva:Girokonto	16,-
	Einnahmen:Beiträge:2008		16

• Falls man mit Monatsbeiträgen arbeitet, könnte es in neueren Versionen auch lohnenswert sein, mit terminierten Buchungen zu arbeiten.
• Falls man auch Belege erstellen will, kann es sinnvoll sein, die Mitglieder als Kunden anzulegen und mit dem Geschäftsmodul zu arbeiten.
• Leider ist es noch nicht möglich, diese beiden Erweiterungen zu kombinieren.

Wie werden einzelne Aktionen verbucht

<Aktion> steht für den Namen der Aktion. Zum Beispiel: Grillfest 12.09.2012.

Das Beispiel basiert auf folgendem Szenario: Ein Grillfest wird geplant und jedes teilnehmende Mitglied hat einen festen Betrag zu zahlen, der zur Kostendeckung genutzt wird. Der Einkauf wird von Mitgliedern des Vereins erledigt. Diese Mitglieder machen somit Auslagen die nach dem Grillfest von den Einnahmen gedeckt werden müssen.

Beteiligte Konten:

• Aktiva:Girokonto (gnucash-konten-type: aktiva)
• Einnahmen:Beiträge:<Aktion> (gnucash-konten-type: Ertrag)
• Ausgaben:Aktionen:<Aktion> (gnucash-konten-type: Aufwendungen)
• Auslagen Mitglieder:<Name> (gnucash-konten-type: Offene Verbindlichkeiten)

Mitgliedsbeiträge verbuchen

Alle Beiträge werden zunächst in Einnahmen:Beiträge:<Aktion> eingetragen:

Beschreibung	Konto	Soll	Haben
	Einnahmen:Beiträge:<Aktion>		16
Mitglied xy	Aktiva:Girokonto	16,-

Statt Aktiva:Girokonto kann auch ein Zwischenkonto verwendet werden, falls die Beiträge noch ausstehen aber bereits festgehalten werden sollen. Hier kann z.B. ein Ausgleichskonto vom Typ Bank verwendet werden. Mit einer weiteren Buchung wird bei Geldeingang dann die Gutschrift auf dem Girokonto erledigt oder das Buchungskonto der Buchung angepasst.

Ausgaben verbuchen

Alle Ausgaben werden im Konto Ausgaben:Aktionen:<Aktion> festgehalten. Zum Beispiel: Einkauf Grillfleisch, Platzmiete, etc. Als Gegenkonto dient das Konto Auslagen Mitglieder:<Name>. Es werden nur Konten für Mitglieder benötigt, die Auslagen haben.

Transaktionen:

Beschreibung	Konto	Soll	Haben
	Ausgaben:Aktionen:<Aktion>	120,-
Einkauf Grillfleisch	Auslagen Mitglieder:<Name>		120,-

In Auslagen Mitglieder ist nun leicht ersichtlich, wie viel Geld von Mitgliedern ausgelegt wurde und von den Einnahmen gedeckt werden muss. Nach der Aktion können die Auslagen Mitglieder mit dem Geld auf dem Girokonto ausgeglichen werden. Je nach Situation können natürlich auch keine Auslagen entstehen und die Kosten direkt aus der Vereinskasse gezahlt werden.