Selezionando la piccola icona a destra del campo della data, verrà visualizzato un calendario da cui è possibile selezionare la data. Utilizzare le frecce per selezionare il mese e l’anno corretto e infine selezionare il giorno. Premendo nuovamente la piccola icona verrà chiuso il calendario. È anche possibile digitare dalla tastiera la data e GnuCash cercherà di completarla mentre si sta scrivendo.

Premere Tab per selezionare o spostarsi nel campo del Nr.. Qui è possibile assegnare un numero alla transazione quale, per esempio, il numero dell’assegno. Premendo + (più) verrà automaticamente assegnato un numero aumentato di una unità rispetto a quello dell’ultima transazione dotata di numero.

Premere di nuovo Tab per selezionare o spostarsi nel campo della Descrizione. Qui è possibile inserire il nome del beneficiario o qualsiasi altra descrizione relativa alla transazione. GnuCash tenterà di completare automaticamente il nome del beneficiario mentre si starà scrivendo.

A questo punto possono accadere due fatti alla pressione del tasto Tab: se GnuCash individua una transazione esistente corrispondente, il cursore salterà in uno dei campi per l’importo, compilando automaticamente il campo del conto di trasferimento; se si seleziona un campo qualsiasi con il mouse invece di utilizzare il tasto di tabulazione, non verrà compilato automaticamente il campo del conto di trasferimento. Se non ci sono transazioni esistenti corrispondenti, GnuCash sposterà il cursore nel campo del Trasferimento quando è visualizzata una sola riga per la transazione.

Quando si digita all’interno del campo del conto, GnuCash tenterà di completare automaticamente il nome del conto con quello di uno esistente. La ricerca avviene alfabeticamente, quindi digitando Us verrà individuato la sezione Uscite della lista dei conti. Quando è stata isolata la sezione, è possibile muoversi tra i conti figli premendo i : (due punti). Se, dopo aver digitato Us, si preme :, allora il cursore si sposterà nel primo conto figlio nella lista dei conti. La pressione di una combinazione di tasti e di : permette di muoversi rapidamente attraverso la struttura ad albero dei conti. L’icona triangolare a destra del riquadro del Trasferimento rappresenta un metodo alternativo per selezionare un conto; i tasti freccia sù e freccia giù permettono di muoversi nella lista dei conti visualizzata.

Il campo seguente (R) è relativo allo stato di riconciliazione della transazione ed è descritto nella sezione Sezione 5.8, «Riconciliare un conto a un estratto conto».

Premere ancora Tab per spostarsi nel primo campo dell’importo. I nomi delle due colonne successive sono diversi in funzione del tipo di conto aperto. Per esempio, i conti bancari visualizzano i nomi Deposito e Prelievo, i conti per le carte di credito mostrano Pagamento e Addebito mentre i conti per le azioni visualizzano Quote, Prezzo, Compra e Vendi.

Inserire un importo per la transazione nel campo corretto. Quando la transazione è «bilanciata» premendo il tasto Invio, selezionando il pulsante Inserisci o andando in Transazione → Inserisci transazione verrà aggiunta al registro la transazione. Selezionando il pulsante Elimina o andando in Transazione → Elimina transazione verrà cancellata la transazione.

Le transazioni con un unico conto di trasferimento mostreranno il nome di questo conto nel campo del Trasferimento nelle transazioni completate (il campo Trasferimento è il quarto (4) da sinistra nella finestra del registro).

Per spostarsi alla transazione vuota alla fine del registro, premere il pulsante Vuota sulla barra degli strumenti o andare in Operazioni → Transazione vuota.