In GnuCash la riconciliazioni dei conti con gli estratti conti bancari o di qualsiasi altra istituzione finanziaria, è un modo di controllare l’accuratezza delle proprie transazioni (e di quelle della banca) e il saldo dei propri conti. È anche un’operazione utile per rintracciare gli assegni non riscossi e altre transazioni insolute.
La barra di riepilogo in fondo alla finestra del registro del conto mostra l’importo Attuale (saldo), Futuro (saldo), Liquidato (transazioni), Riconciliato (transazioni) e Minimo previsto. Le informazioni online sul conto possono essere utilizzate per indicare quale transazione è stata elaborata dalla banca cambiando la colonna R (stato di riconciliazione) nella finestra del registro, da n (non riconciliata) a l (liquidata). L’estratto conto della banca viene poi utilizzato, nella finestra di riconciliazione, per riconciliare il conto; dopo questa operazione il campo della colonna R verrà cambiato in s (riconciliata).
La finestra di riconciliazione è accessibile dalla finestra della struttura ad albero dei conti o da quella del registro del conto, andando in → (scorciatoia Alt+A, R).
La finestra delle informazioni di riconciliazione, richiede l’immissione della data dell’estratto conto e dei saldi iniziale (imposto dall’ultima riconciliazione) e finale fornito dall’estratto conto. L’opzione Includi i sottoconti è utile se vengono utilizzati due o più conti per registrare le operazioni del conto bancario. Il pulsante Immissione pagamento interessi permette di aggiungere un trasferimento ai conti per degli interessi. Se selezionato, verrà visualizzata una finestra per aggiungere un pagamento di interessi verso il conto.
Sono presenti tre riquadri nella finestra del pagamento degli interessi: in basso si trova un pulsante denominato che, alla sua pressione, chiuderà la finestra; in alto, invece, sono richieste le informazioni sul pagamento.
Importo: inserire l’importo degli interessi.
Data: selezionare la data del pagamento degli interessi.
Nr.: inserire un numero per la transazione (opzionale).
Descrizione: inserire una descrizione per la transazione.
Promemoria: inserire una nota riguardante la transazione (opzionale).
Il riquadro centrale presenta invece una lista di conti tra cui selezionare quello del Pagamento da. Se il pagamento è per un credito o un prestito allora generalmente si dovrà scegliere un conto per le uscite; se invece il pagamento è per un conto corrente o di risparmio allora, generalmente, si dovrà scegliere un conto delle entrate. L’opzione Visualizza entrate e uscite permette di mostrare o nascondere i conti di entrate e uscite.
Selezionare per inserire la transazione per gli interessi e tornare alla finestra iniziale di riconciliazione.
Le transazioni non riconciliate presenti nei riquadri dei fondi in entrata e dei fondi in uscita, possono essere modificate utilizzando i menu e la barra degli strumenti per accedere alle informazioni sul conto e sulla transazione. Per posticipare la riconciliazione, selezionare la voce del menu → (scorciatoia Ctrl+P) o premere il pulsante . Per annullare la riconciliazione, selezionare l’opzione del menu → o premere il pulsante sulla barra degli strumenti.
Selezionare in questa finestra ogni transazione non riconciliata che ne ha una corrispondente sull’estratto bancario cartaceo: così facendo apparirà un segno di spunta di colore verde nella colonna R. Il riquadro dei saldi cambierà in funzione di ogni transazione selezionata fino a quando il saldo finale non sarà uguale a saldo di riconciliazione e la differenza nulla. Terminata questa procedura selezionare o il pulsante sulla barra degli strumenti o la voce del menu → (scorciatoia Ctrl+F) per completare il processo di riconciliazione.
Il riquadro dei Fondi in entrata mostra tutte le entrate nel conto non ancora riconciliate.
Data: la data della transazione non riconciliata.
Nr.: il numero della transazione non riconciliata.
Descrizione: la descrizione della transazione non riconciliata.
Importo: l’importo della transazione non riconciliata.
R: mostra una spunta verde se la transazione verrà riconciliata al termine della procedura.
Il riquadro Fondi in uscita mostra tutte le uscite dal conto non ancora riconciliate.
Data: la data della transazione non riconciliata.
Nr.: il numero della transazione non riconciliata.
Descrizione: la descrizione della transazione non riconciliata.
Importo: l’importo della transazione non riconciliata.
R: mostra una spunta verde se la transazione verrà riconciliata al termine della procedura.
Il riquadro del Saldo mostra i saldi utilizzati nella riconciliazione.
Saldo iniziale: il saldo alla fine dell’ultima riconciliazione.
Saldo finale: il saldo presente sull’estratto conto da riconciliare.
Saldo riconciliato: il saldo delle transazioni selezionate.
Differenza: la differenza tra il saldo riconciliato e il saldo finale.