La valuta predefinita per un conto è impostata nella scheda Contiaccessibile tramite → ( → su Mac OS X). Questo parametro dovrebbe essere settato correttamente da subito al fine di rendere più veloce il processo di creazione di una struttura dei conti.
Analogamente, GnuCash offre un’opzione per impostare la valuta preferita con cui visualizzare i resoconti (come lo stato patrimoniale e il resocont delle entrate). L’opzione è chiamata Valuta predefinita per i resoconti e si trova nella scheda Resoconti delle Preferenze di GnuCash. Si consiglia di impostare entrambe le preferenze quando si inizia a utilizzare GnuCash dato che se, per esempio, i propri conti sono in dollari canadesi e i resoconti in dollari americani, la finestra del resoconto riporterà un messaggio di errore in cui viene segnalato che I conti selezionati non contengono dati/transazioni (o solo valori nulli) per il periodo di tempo selezionato.
Quando si crea un nuovo conto, è possibile definire la commodity a esso associata. Per i conti in valuta, si può scegliere fra una delle centinaia di valute supportate da GnuCash selezionandola semplicemente dalla lista delle commodity in valuta. Si noterà come la valuta predefinita sia sempre quella impostata nelle preferenze; così, se si lavora prevalentemente con l’Euro, ma si ha anche saltuariamente a che fare con il Birr Etiope, conviene impostare la valuta predefinita in Euro.
Per esempio, si imposti un tipico scenario di conto bancario in cui venga utilizzato prevalentemente l’Euro (EUR), ma si possegga anche un conto in una banca negli Stati Uniti che lavori prevalentemente in dollari Americani (USD) e infine un altro conto ad Hong Kong che utilizzi il dollaro di Hong Kong (HKD). Si devono quindi impostare 3 conti, uno con l’Euro, uno con i dollari Americani e uno con i dollari di Hong Kong; una possibile struttura per questa situazione potrebbe essere:
-Attività (EUR)
-Attività correnti (EUR)
-Banca Europea (EUR)
-Banca USA (USD)
-Banca di HK (HKD)
-Capitali (EUR)
-Bilanci di apertura
-EUR (EUR)
-USD (USD)
-HKD (HKD)
Nota: la valuta associata ad ogni conto è mostrata tra parentesi.
Dato che in questo esempio si è lavorato prevalentemente in Euro, tutti i conti padre sono impostati in Euro. Naturalmente, se si lavora in USD, è possibile cambiare la valuta dei conti padre in USD. Il totale mostrato nella finestra della struttura ad albero dei conti, verrà sempre convertito nella valuta di ogni particolare conto. Si noti che sono stati anche impostati 3 bilanci di apertura, utilizzati per popolare i 3 conti bancari.
 | Nota |
|---|---|
È anche possibile impostare un singolo conto per il bilancio d’apertura e utilizzare un trasferimento di valuta per popolare i conti con valuta differente. Comunque questa è un’opzione più avanzata che verrà descritta in una sezione successiva (Sezione 10.4.1, «Acquistare un bene in valuta estera»). | |
Più sotto è visibile il risultato di questo esempio in cui si parte con 10.000 EUR, 10.000 USD e 10.000 HKD nei tre conti bancari. Si noti che il totale dei conti padre mostra solo il saldo dei sottoconti con valute corrispondenti. In futuro si potranno stabilire i tassi di cambio tra le valute e i conti padre calcoleranno il valore convertito di tutti i sottoconti. Consultare la sezione (Sezione 10.3, «Registrare e aggiornare i tassi di cambio per le valute (come fare)») per le istruzioni su come fare.
Impostazione iniziale di 3 conti bancari con valute multiple.
Si noti che la colonna Totale (Resoconto) è visualizzata. Questa opzione è configurabile facendo clic sulla nella riga di intestazione delle colonne e selezionando «Totale(EUR)».
Generalmente parlando, per valuta si intendono le valute che ogni governo utilizza (o più precisamente, le valute definite dallo standard internazionale chimato ISO 4217). GnuCash non permette di creare una propria valuta. Per tracciare le valute non ISO, è possibile utilizzare due stratagemmi in funzione dell’uso che se ne deve fare.
Si supponga per esmepio di voler tracciare RegaliFedeltà che tiene il conto dei punti accumulati acquistando da una certa compagnia. Il conto che traccia RegaliFedeltà sia Attività:Altro:GruppoRegaliFedeltà.
Il primo metodo consiste nel definire un nuovo titolo, del tipo FUND chiamato RegaliFedeltà. Il metodo è molto semplice: dopo aver creato il nuovo conto GruppoRegaliFedeltà del tipo Azione o Fondo comune, premere il pulsante vicino al campo Titolo/Valuta, e fare clic sul pulsante per definire un nuovo titolo di tipo FUND.
Questo non è l’utilizzo per cui sono stati pensati i conti del tipo azione o fondo comune, ma GnuCash permette all’utente di decidere liberamente come utilizzarli invece di imporsi. Il lato negativo di questo metodo consiste nel fatto che è necessario inserire un «prezzo» per ogni transazione che coinvolge RegaliFedeltà, poiché GnuCash ha bisogno del prezzo per capire il valore monetario di RegaliFedeltà e per considerarli quindi come attività.
Il secondo metodo consiste nell’utilizzare una delle valute «fittizie» per tenere traccia di RegaliFedeltà. Le valute fittizie sono «XTS (Code for testing purposes)» e «XXX (No currency)». Utilizzando una di queste per il proprio conto GruppoRegaliFedeltà, è possibile inserire le transazioni nel conto senza dover inserire i prezzi delle quote per ogni transazione. In più, è possibile utilizzare le medesime due valute fittizie per tenere traccia di tutti gli importi, le ore, i benefici e così via, accumulati e utilizzati fino a quel momento durante l’anno. Si capisce facilmente come GnuCash possa essere utilizzato come punto di riferimento per tenere traccia di qualsiasi grandezza, oltre che delle proprie finanze.
Il risvolto negativo in questo caso è che non è possibile definire i tassi di cambio per le valute fittizie al fine di convertirle in valute ISO; per farlo, usare il primo metodo.