Il primo passo per la realizzazione del codice di calcolo consiste nella creazione di una lista di tutte le possibili tasse e deduzioni per ogni dipendente. Ogni voce deve contenere le definizioni e le formule necessarie a calcolarne il valore. Una volta stabilito il codice, questo deve essere cambiato solamente quando il libro paga o la legislazione sulle imposte cambiano.

Nello scenario proposto, l’elenco sarà come questo:

	Nota
	Lo stipendio netto del dipendente (D_STIPENDIO-NETTO) è definito come D_STIPENDIO_LORDO - D_IMPOSTA1 - D_IMPOSTA2 e non è necessario inserirlo in questa lista dato che può essere calcolato dagli elementi già noti.

Inserire le formule corrette per calcolare le deduzioni corrispondenti alle voci della lista. A volte le formule possono essere complesse mentre altre volte si tratta solamente di guardare la tabella XYZ delle leggi in materia.

Si noti che con le definizioni più sopra è possibile calcolare dei valori di un certo interesse. Per esempio è possibile conoscere il costo totale per la società: D_STIPENDIO_LORDO + S_IMPOSTA1 + S_IMPOSTA2.

Quando si inserisce un libro paga in GnuCash, conviene farlo con una singola transazione suddivisa che coinvolge i conti appropriati di uscite e passività. Per poter controllare i dettagli del libro paga in un secondo momento, aprire la transazione suddivisa.

Con l’elenco delle deduzioni descritto precedentemente, è possibile creare uno schema per la transazione suddivisa di un impiegato. Ogni elemento della lista è collegato a un conto di GnuCash.

Si noti come i componenti di S_IMPOSTA1 e S_IMPOSTA2 abbiano delle ricadute sia sul conto delle passività che su quello delle uscite. La parte di competenza della società per ogni imposta è contabilizzata alla data del libro paga, ma rimane una passività fino al momento del versamento.

Andare nel conto da cui verrà pagato il dipendente, per esempio il proprio conto Attività:Conto corrente. Aprire una transazione suddivisa e inserire il valore reale utilizzando come guida lo schema della transazione descritta più sopra. Ripetere il procedimento per tutti i dipendenti.

Suggerimento

Questo processo manuale è tedioso, specialmente se si ha a che fare con un elevato numero di dipendenti. Uno strumento fornito da GnuCash che può essere di aiuto in questa transazione è quello che permette di duplicare una transazione (utilizzare il pulsante Duplica sulla barra degli strumenti). Questo permette di evitare l’inserimento di tutte le suddivisioni nella transazione per ogni dipendente. Sarà comunque necessario variare secondo necessità gli importi della busta paga del dipendente, ma non occorrerà più creare da zero le suddivisioni necessarie. Se le transazioni del libro paga non cambiano significativamente tra una scadenza e l’altra, è possibile utilizzare la funzione di duplicazione della transazione per creare una copia della busta paga più recente di un dipendente ed utilizzarla per l’attuale stipendio. Se questo processo viene eseguito con una certa cadenza costante, leggere il capitolo sulle transazioni pianificate per risparmiare ancora più tempo!

L’ultima operazione da compiere è relativa alle tasse governative. Il conto delle passività ha raccolta le tasse spettanti alle varie agenzie governative; queste devono essere pagate periodicamente inviando, per esempio, un assegno agli uffici competenti. Per registrare il pagamento in GnuCash è sufficiente inserire una transazione a due conti dal (per esempio) il conto corrente per pagare la passività derivante dalle imposte. La transazione avviene esclusivamente tra il conto corrente e il conto delle passività; nell’operazione non viene coinvolto alcun conto delle uscite. Il conto delle uscite è addebitato nel momento in cui viene registrata la passività relativa alle imposte.