Le transazioni sono tipicamente confrontate con gli estratti conto forniti dalla banca; il processo è noto con il nome di "riconciliazione". GnuCash tiene traccia dello stato di riconciliazione di ogni transazione.
Lo stato di riconciliazione di una transazione è mostrato nel campo di riconciliazione (R): «s» indica che la transazione è stata riconciliata, «n» indica che non la è stata e «l» indica che è stata liquidata ma non riconciliata. E' possibile cambiare lo stato di riconciliazione tra «n» e «l» cliccando sul campo «R»; si può invece impostare al valore «s» utilizzando la finestra di riconciliazione.
In basso, nella finestra del conto, ci sono due totali correnti: "Saldo" e "liquidato". "Liquidato" corrisponde all'importo di denaro che la banca pensa si possegga nel proprio conto, mentre "Saldo" include le transazioni non ancora riscosse.
La finestra di riconciliazione è utilizzata per riconciliare un conto di GnuCash con l'estratto conto che la banca o un'altra istituzione ha inviato. La riconciliazione è utile non solo per controllare le proprie registrazioni nei confronti di quelle della banca, ma anche per avere un controllo sulle transazioni in sospeso come, per esempio, gli assegni non incassati.
Nella parte inferiore della finestra dei conti, sono visualizzati saldi provvisori: "liquidato e riconciliato" e il saldo "totale". Il saldo "liquidato e riconciliato" dovrebbe corrispondere a quanto denaro la banca crede che si abbia sul proprio conto, mentre il saldo "totale" comprende le transazioni non ancora finalizzate.
Per esempio, quando si emette un assegno per qualsiasi motivo, si dovrebbe inserire la transazione in GnuCash. Il campo per la riconciliazione "R" della transazione conterrà inizialmente "n" (non riconciliata). La nuova immissione contribuirà alla variazione del saldo "totale" ma non a quella del saldo " liquidato e riconciliato". In seguito, se l'assegno viene incassato, è possibile cliccare nel campo "R" della transazione per cambiare la "n" in "l" (liquidata). Facendo questo, il saldo "liquidato e riconciliato" varierà per considerare questo importo. Quando arriverà l'estratto conto dalla banca, sarà possibile confrontarlo con ciò che è stato registrato in GnuCash, dalla finestra di riconciliazione. Da qui sarà possibile cambiare il valore del campo "R" in "s" (sì, riconciliata). Non è possibile riconciliare dalla finestra del registro ma solamente da quella di riconciliazione. Una volta che una transazione è stata riconciliata, non può più essere facilmente cambiata.
Per aprire la finestra di riconciliazione, selezionare un conto dalla struttura dei conti e dirigersi in Operazioni -> Riconcilia. Apparirà una finestra in cui sarà possibile immettere le informazioni di riconciliazione.
La finestra iniziale di riconciliazione.
Informazioni di riconciliazione: data dell'estratto conto - rappresenta la data di emissione dell'estratto conto con cui verrà riconciliato il conto.
Informazioni di riconciliazione: saldo iniziale - questa voce non è modificabile e visualizza il saldo della precedente riconciliazione. Dovrebbe corrispondere al saldo iniziale presente sull'estratto conto.
Informazioni di riconciliazione: saldo finale - è il saldo di chiusura così come appare nell'estratto conto.
Informazioni di riconciliazione: includi sottoconti - selezionare questa opzione se si desidera includere i sottoconti del conto selezionato nella riconciliazione.
Immissione pagamento interessi - premere qui per inserire una transazione per gli interessi nel conto che sta per essere riconciliato.
Premere il pulsante Ok e verrà visualizzata la lista delle transazioni nella finestra di riconciliazione:
La lista delle transazioni nella finestra di riconciliazione.
Le due liste chiamate Fondi in ingresso e Fondi in uscita elencano tutte le transazioni non riconciliate. La colonna "R" mostra se le transazioni sono state liquidate o riconciliate.
Si esamini ora ogni voce dell'estratto conto e si ricerchi l'elemento corrispondente nella finestra di riconciliazione.
Se non si è in grado di trovarne una, o ci si è dimenticati di immettere una transazione oppure non si era al corrente della transazione. E' possibile utilizzare il pulsante «Nuovo» sulla barra degli strumenti, o la voce «Nuovo» nel menu «Transazione», per aprire la finestra del registro e inserire la transazione mancante. La nuova transazione apparirà nella finestra di riconciliazione alla pressione del tasto «Invio» dopo aver immesso la transazione.
Quando si trova la voce corrispondente nella finestra di riconciliazione, se ne confronti l'importo con quello che compare sull'estratto conto. Nel caso fossero diversi, potrebbe essere stato commesso un errore nell'immissione della transazione in GnuCash. E' possibile utilizzare il pulsante Modifica nella barra degli strumenti o la voce Modifica nel menu «transazione», per aprire la finestra del registro e correggere la transazione.
Se gli importi corrispondono, selezionare l'elemento nella finestra di riconciliazione. La colonna "R" cambierà in "s" (riconciliata) da "n" o "c". E' anche possibile usare i tasti delle frecce su/giù per selezionare l'elemento e premere la barra spaziatrice. Questo cambierà anche la colonna "R" mostrando la transazione come riconciliata.
Ripetere quindi queste operazioni per ogni voce presente nell'estratto conto della banca, verificando che l'importo corrisponda con quello in GnuCash e marcando le transazioni in GnuCash quando sono riconciliate.
In basso nella finestra di riconciliazione viene riportata la "Differenza", che dovrebbe visualizzare €0,00 quando la riconciliazione è terminata. Se riporta qualche altro valore, o si è dimenticata una o più transazioni oppure alcuni importi potrebbero essere errati in GnuCash (o, più difficilmente, la banca ha fatto un errore).
Quando sono stati esaminati tutti gli elementi nell'estratto conto, e quando la differenza è pari a €0,00, premere il pulsante «Termina» sulla barra degli strumenti o selezionare «Termina» dal menu «Riconcilia»; la finestra di riconciliazione verrà chiusa. Nella finestra del registro il campo "R" delle transazioni riconciliate visualizzerà una "s".
In questo caso, non sono state ancora ricevute tutte le informazioni, così è stato premuto il pulsante Posticipa, in modo da poter proseguire in un secondo momento. Si osservi che la colonna "R" indica che sono state liquidate ("l") due transazioni. Non sono state ancora riconciliate, ma si è verificata la loro presenza sull'estratto conto e quindi sono state marcate come liquidate. Osservando la barra di stato in fondo al registro del conto, si noterà un sommario di ciò che è stato riconciliato e di ciò che è stato liquidato (Liquidato:€ 954.79 Riconciliato:€ 0.00)
Il Conto corrente dopo aver posticipato la riconciliazione.