Questa sezione ha l'intento di mostrare come le definizioni di conti che GnuCash propone, rientrino nei 5 tipi fondamentali.
Prima di tutto, occorre definire cosa si intende per conto in GnuCash. Un conto in GnuCash è un'entità che contiene altri suttoconti o delle transazioni. Dato che un conto può contenerne altri, è facile in GnuCash ritrovarsi con conti aventi strutture ad albero.
Un conto in GnuCash deve avere un nome unico (che è possibile assegnare) e una tipologie a scelta fra quelle che il programma prevede. Sono presenti, in totale, 12 tipi di conti in GnuCash basati sui 5 tipi fondamentali descritti in precedenza. La ragione per cui esistono in GnuCash più conti dei 5 di base, è da ricercare nel fatto che GnuCash è in grado di gestire operazioni speciali su certi conti. Sei conti sono per i patrimoni (liquidi, banca, azioni, fondi comuni, crediti correnti e beni), tre conti sono per le passività (carta di credito, debiti correnti e passività), un solo conto è per il capitale (capitali), un unico conto per le entrate (entrata) e un altro conto per le uscite (uscita).
Questi conti sono descritti in dettaglio nel seguito.
Il primo conto a essere esaminato è quello dello attività che, come ricordato nelle sezioni precedenti si riferisce a ciò che si possiede.
Per aiutare l'utente a organizzare il proprio patrimonio e per semplificare l'inserimento delle transazioni, GnuCash supporta diversi tipi di conti per le attività:
liquidi: usare questo conto per registrare il denaro contante che si ha, per esempio, nel portafoglio, nel salvadanaio, sotto al materasso o dovunque si decida di tenerlo. Questo denaro è quello che viene utilizzato più facilmente;
banca: questo conto serve a tenere traccia del denaro depositato presso delle istituzioni quali le banche, le unioni di credito, le società di risparmio o di mediazione: dovunque qualcun altro si occupa del denaro. Questo conto è secondo solamente ai liquidi come facilità di utilizzo del denaro perché può essere facilmente convertito in contanti;
azioni: registrare le azioni e le obbligazioni utilizzando questo tipo di conto. Il registro per le azioni fornisce delle colonne aggiuntive per immettere le quote e il prezzo degli investimenti. Questo tipo di beni non si presta a essere facilmente convertito in liquidi dato che prima è necessario trovare un acquirente e inoltre non viene garantito il riottenimento per intero del capitale investito;
fondi comuni: questo tipo di conto è simile al precedente, tranne per il fatto che deve essere utilizzato per registrare i fondi. Il registro di immissione dati prevede due colonne per l'inserimento delle quote e dei prezzi. I fondi rappresentano delle proprietà comuni di investimenti e, come le azioni, non garantiscono un valore minimo del capitale;
crediti correnti: questo conto è dedicato tipicamente alla gestione dell'impresa e in esso vengono registrati i crediti. E' considerato come un capitale dato che si dovrebbe poter contare sull'arrivo di questo denaro;
beni: nella gestione delle finanze personali, si utilizza questo conto per registrare gli acquisti caratterizzati da un valore elevato. Generalmente possono appartenere a questa categoria i beni assicurati quali la casa, i veicoli, i gioielli e altri costosi effetti personali.
 | Suggerimento |
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Per tutti i conti appartenenti alla categoria delle attività in GnuCash, un addebito (=dare) (valore inserito nella colonna di sinistra) aumenta il saldo del conto mentre un accredito (avere) diminuisce il saldo (consultare la nota più avanti in questo capitolo). | |
Il secondo tipo di conto di bilancio è quello delle passività che, come si ricorderà, si riferisce a ciò che si deve, al denaro che si è preso in prestito e si è obbligati a restituire prima o poi dato che colui che ha prestato il denaro ha il diritto di essere ripagato. Tenere traccia del bilancio delle passività permette di conoscere in qualsiasi momento quale sia l'ammontare del proprio debito.
GnuCash permette di scegliere fra tre conti per le passività:
carta di credito: utilizzare questo conto per registrare le ricevute e per riconciliare l'estratto conto della carta di credito. Le carte di credito rappresentano un prestito di breve durata che si è obbligati a pagare alla compagnia a cui appartiene la carta di credito. Questo conto può anche essere utilizzato per altri prestiti a breve durata;
debiti correnti: questo è un conto utilizzato tipicamente per la gestione dell'impresa dove vengono registrati i debiti che devono ancora esser saldati;
passività: utilizzare questo conto per tutti gli altri prestiti, generalmente di entità maggiore e di durata superiore come un mutuo o le rate dell'auto. Questo conto aiuta anche a conoscere quanto denaro si deve ancora e quanto è stato già restituito.
| Suggerimento |
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Le passività in contabilità agiscono in modo opposto alle attività (o patrimonio netto): gli accrediti (avere) (valori immessi nella colonna di destra) aumentano il saldo del conto mentre gli addebiti (dare) (valori immessi nella colonna di sinistra) lo diminuiscono (consultare la nota più avanti in questo capitolo). | |
Il conto finale del bilancio patrimoniale è quello del capitale, che è sinonimo di valore netto o capitale netto. Rappresenta ciò che rimane dopo aver sottratto le passività dalle attività, ed è quindi la porzione di patrimonio che si possiede e sulla quale non grava alcun debito. In GnuCash si consiglia di utilizzare questa tipologia di conto come fonte per i bilanci di apertura dei conti bancari, dato che questo saldo rappresenta il valore netto iniziale.
In GnuCash è presente un solo conto per il capitale chiamato, naturalmente, capitale.
| Suggerimento |
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Nel capitale netto, gli accrediti aumentano il saldo del conto e i debiti lo diminuiscono (consultare la nota più avanti in questo capitolo). | |
 | Nota |
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L'equazione della contabilità che lega i conti di bilancio è attività = passività + capitale o anche attività - passività = capitale. Di conseguenza, semplicemente parlando, ciò che si possiede meno ciò che si deve è uguale al valore netto. | |
Entrate: è il denaro che si riceve per l'impiego del proprio tempo, per i servizi che si forniscono o per l'uso del proprio denaro. In GnuCash un conto di tipo entrate è utilizzato per registrare questi guadagni.
| Suggerimento |
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Gli accrediti aumentano il saldo del conto entrate mentre i debiti lo diminuiscono. Come descritto nella Sezione 2.1, gli accrediti rappresentano un trasferimento di denaro da un conto; così in questi conti speciali per le entrate, quando si trasferisce denaro dal conto entrate a un altro conto (accredito o avere), il saldo del conto entrate aumenta. Per esempio, quando si deposita un assegno e si registra la transazione come un trasferimento di denaro dal conto entrate al conto bancario, il saldo di entrambi aumenta. | |
Uscite: si riferisce al denaro che viene utilizzato per acquistare beni o servizi forniti da terzi. In GnuCash si utilizza un conto uscite per registrare le proprie uscite.
| Suggerimento |
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Gli addebiti aumentano il valore delle passività mentre gli accrediti lo diminuiscono. (consulta la nota più avanti in questo capitolo). | |
| Nota |
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Quando si sottraggono alle entrate totali le uscite totali in un certo periodo di tempo, si ottengono le entrate nette. Questa grandezza viene indicata nello stato patrimoniale con la dicitura "utili non distribuiti", che è un tipo di conto del capitale. | |
Qui sotto vengono mostrati i conti standard per le entrate e per le uscite così come vengono creati scegliendo l'opzione conti comuni nel druido per la creazione di una nuova struttura dei conti (File -> Nuovo -> Nuova struttura conti).
Questa immagine mostra i conti standard per le entrate
Questa immagine mostra alcuni conti standard per le uscite
| Approfondimento di addebiti e accrediti | ||||||||||||||||||
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Si ricordano ancora i termini debito e credito discussi nella Sezione 2.1? Contrariamente a quanto si possa credere e alle definizioni sui dizionari, debiti e crediti non significano aumento o riduzione. L'unica definizione costante di debiti e crediti è che i debiti sono inseriti nella colonna di sinistra (chiamata anche dare) mentre i crediti in quella di destra (chiamata anche avere). Infatti entrambi possono far aumentare certi tipi di conti e farne diminuire altri. Nei conti delle attività e delle uscite, i debiti ne aumentano il saldo mentre i crediti lo diminuiscono. Nei conti delle passività, del capitale e delle entrate, i crediti ne aumentano il saldo mentre i debiti lo diminuiscono. Per esempio, i debiti aumentano il saldo del conto bancario e i crediti lo diminuiscono. Fermi un attimo, si potrebbe pensare, un debito fa diminuire il saldo sul conto corrente perché si preleva denaro. E quando la banca restituisce del denaro, viene accreditato sul conto. Sorge quindi spontaneo chiedersi per quale motivo i termini hanno un significato inverso in contabilità. E' presto detto: le banche riportano le transazioni dal loro punto di vista che è esattamente il contrario di quella del cliente. Per il cliente la banca rappresenta una attività, qualcosa che si possiede; per la banca invece, il conto rappresenta un prestito, o una passività dato che essa deve del denaro al cliente. Come illustrato in questo capitolo, i conti delle attività e quelli delle passività, si comportano in modo opposto. In un conto delle passività, i debiti fanno diminuire il saldo e i crediti lo fanno aumentare. Quando si preleva denaro dal proprio conto bancario, il saldo del proprio conto diminuisce. Questo rappresenta una diminuzione del proprio capitale, dato che si accredita il proprio conto. Per la banca, questa operazione rappresenta una diminuzione delle passività, dato che addebita il conto bancario del cliente La seguente tabella riassume le convenzioni utilizzate nella contabilità per quanto concerne l'effetto sul saldo di una determinata tipologia di conto, in funzione dell'immissione di un valore in una specifica colonna del registro di quel conto. Il segno + in una casella significa che inserendo un valore in quella colonna nel registro del conto associato, si produrrà un aumento del saldo del conto stesso. Il segno - indica invece un valore che produrrà una diminuzione del saldo del conto. Tabella 3.1. Tabella riassuntiva delle convenzioni utilizzate nel registro.
L'effetto descritto nella tabella è visualizzabile direttamente in GnuCash selezionando, nella finestra delle preferenze dei conti alla voce conti con saldo invertito, l'opzione Nessuno. In questo modo verrà visualizzato l'effettivo segno del saldo per ogni tipologia di conto. | |||||||||||||||||||