Normalmente las cuentas se agrupan como un árbol, en formato jerárquico.
La rama principal representa la categoría o grupo, mientras que las ramas secundarias del árbol expresan las cuentas bancarias individuales o categorías de gastos.
Cuando un sumario (en forma de listado) se requiere, normalmente sólo la rama principal se muestra en el listado, en lugar de las cuentas individuales. Por ejemplo, un gráfico de cuentas podría ser como el siguiente:
300 Gastos
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+--310 Gastos de la Vivienda
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| +--311 Cerveza
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| +--312 Cable
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+--320 Gastos del Negocio
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| +--321 Disquetes de 8 pulgadas
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Observe que las cuentas no solamente tienen nombres; tiene también códigos, para proporcionar una ordenación. Cuando se generar un listado, la ordenación se determina por la numeración.
Una jerarquía acurada generalmente tiene las cuentas "detalle" con número que no acaban con cero, cuando los nodos padres incrementan los ceros al final. Por ejemplo, las cuentas de "caja" se pueden ordenar de forma lógica como:
Asientos:
100 |
Caja:
110 |
Caja en cheques:
111 |
Caja en caja fuerte:
112 |
Caja en el dormitorio:
113 |
Caja de gastos pequeños:
114 |
Asientos de Cuentas Bancarias
120 |
Cuenta Corriente
121 |
Cuenta Fija
122 |
Cuando crea una nueva cuenta, GnuCash le ofrece lo que supone un valor apropiado del número de cuenta; que puede cambiar libremente. GnuCash no comprueba la duplicación de los números de cuentas, de todas formas le sugerimos que no la duplique. Los códigos de cuentas son tratados con números de base 36 (números + letras), por lo que si no le bastan los números, puede utilizar letras, de a a z.