18.2. Import von Kunden und Lieferanten

18.2. Import von Kunden und Lieferanten
<<< Zurück	Kapitel 18. Geschäftsdaten importieren	Weiter >>>

18.2.1. Allgemeines

Diese Funktionalität erzeugt und aktualisert Kunden und Lieferanten aus einer CSV-Importdatei, die Zeilen mit Kunden- und Lieferantenstammdaten enthält. Die Importdatei kann Zeilen für neue und / oder vorhandene Kunden bzw. Lieferanten enthalten. Falls ein Kunde oder Lieferant bereits existiert, aktualisiert GnuCash die Daten des existierenden Kunden bzw. Lieferant.

18.2.2. Das Format der Import-Datei

Die Importdatei sollte Zeilen mit Kunden- bzw. Lieferantendaten enthalten, eine Zeile für jeden Kunden bzw. Lieferanten. Der Kunde bzw. Lieferant wird identifiziert durch die Kunden- bzw. Lieferantennummer im Feld Nummer der Datenzeilen. Wenn das Feld leer ist, verwendet GnuCash die nächste Zahl des entsprechenden Zählers (die auf der Registerkarte Nummern-Zähler unter Datei → Eigenschaften gesetzt wird).

Es gibt keine Daten in der Datei, die anzeigen, ob es sich um Kunden- oder Lieferantenstammdaten handelt. Stattdessen wird diese Unterscheidung durch eine Benutzeroption im Importdialog vorgenommen.

Jede Zeile sollte die unten aufgeführten Felder in der gleichen Reihenfolge enthalten, getrennt durch ein Komma oder ein Semikolon. Die Felder sind hier nach ihrem technischen Namen aufgeführt, den GnuCash in der Vorschau der Importdaten verwendet.

Nummer - Die Kunden- bzw. Lieferantennummer. Wenn es sich um einen bestehenden Kunden bzw. Lieferanten handelt, wird GnuCash den Kunden bzw. Lieferanten aktualisieren. Beachten Sie, dass in GnuCash z.B. '000010' eine andere Kundennummer ist als '10'. Wenn das Feld id leer ist, verwendet GnuCash die nächste Nummer aus dem entsprechenden Zähler.
Firma - Der Firmenname. Wenn er leer gelassen wird, wird es auf den Wert des Feldes Name gesetzt. Wenn auch diese leer ist, wird die Zeile ignoriert.
Name - Rechnungsadresse - Name. Optional.
Adresse 1 - Rechnungsadresse - Adresszeile 1. Mindestens eine der vier Adresszeilen der Rechnungsadresse muss gefüllt sein. Wenn nicht, dann wird die Zeile ignoriert.
Adresse 2 - Rechnungsadresse - Adresszeile 2.
Adresse 3 - Rechnungsadresse - Adresszeile 3.
Adresse 4 - Rechnungsadresse - Adresszeile 4.
Telefon - Rechnungsadresse - Telefon. Optional
Fax - Rechnungsadresse - Fax. Optional
E-Mail - Rechnungsadresse - E-Mail. Optional
Bemerkungen - Bemerkungen. Optional
Liefer-Name - Versandinformationen - Name. Optional. Nicht relevant für Lieferanten.
Lieferadresse 1 - Versandinformationen - Adresszeile 1. Optional. Nicht relevant für Lieferanten.
Lieferadresse 2 - Versandinformationen - Adresszeile 2. Optional. Nicht relevant für Lieferanten.
Lieferadresse 3 - Versandinformationen - Adresszeile 3. Optional. Nicht relevant für Lieferanten.
Lieferadresse 4 - Versandinformationen - Adresszeile 4. Optional. Nicht relevant für Lieferanten.
Liefer-Telefon - Versandinformationen - Telefon. Optional. Nicht relevant für Lieferanten.
Liefer-Fax - Versandinformationen - Fax. Optional. Nicht relevant für Lieferanten.
Liefer-E-Mail - Versandinformationen - E-Mail. Optional. Nicht relevant für Lieferanten.

Beispielinhalt für einen Kunden mit einer separaten Lieferadresse. Verwendung eines Semikolons als Trennzeichen.

2201;Alles Gut AG;Alles Gut AG;Bahnhofstrasse 1;20001 Hamburg;;;040/82938838;;info@allesgut.de;Zuletzt kontaktiert 4.4.2018.;Alles Gut AG; Jan Alterman, Büro 456;Bahnhofstrasse 1;20001 Hamburg;;040/82938838;;alterman@allesgut.de

Example content for a vendor; no ID given, so GnuCash will take the next number from the counter. Using a comma for separator.

,John Lieferservice,John Lieferservice,Erden-Park 56,20001 Hamburg,,,040/7276538,,crm@john-lieferservice.de,Rabatt verhandelt,,,,,,,,

Alle Felder mit ihren technischem Namen in der erforderlichen Reihenfolge.

Nummer, Firma, Name, Adresse 1, Adresse 2, Adresse 3, Adresse 4, Telefon, Fax, E-Mail, Bemerkungen, Liefer-Name, Lieferadresse 1, Lieferadresse 2, Lieferadresse 3, Lieferadresse 4, Liefer-Telefon, Liefer-Fax, Liefer-E-Mail

18.2.3. Import Ihrer Daten

Um Ihre Kunden- oder Lieferantendaten zu importieren, navigieren Sie zu Datei → Import → Kunden und Lieferanten importieren… um einen neuen Importdialog zu öffnen, und geben Sie die erforderlichen Informationen an.

1. Wählen Sie die zu importierende Datei - Wählen Sie Ihre Importdatei aus, oder geben Sie den Pfad und den Dateinamen manuell ein.
2. Wählen Sie die Import-Art - Wählen Sie die Import-Art, entweder Kunde oder Lieferant.
3. Wählen Sie die Importoptionen - Wählen Sie Ihr CSV-Format aus. Verwenden Sie die Optionen mit Anführungszeichen, wenn Ihre Datei in Anführungszeichen eingeschlossene Felder enthält. Diese Optionen passen auch zu Feldern, die nicht in doppelten Anführungszeichen eingeschlossen sind, aber Felder sollten nicht das doppelte Anführungszeichen selbst enthalten. Verwenden Sie eine der anderen Optionen, wenn Ihre Datei keine in Anführungszeichen eingeschlossenen Felder enthält; alle doppelten Anführungszeichen in der Datei werden dann so importiert, wie sie sind.
4. Vorschau - Sobald Sie Ihre Importdatei und das CSV-Format ausgewählt haben, zeigt Ihnen GnuCash eine Vorschau der Daten an. Sie können überprüfen, ob Ihre Daten in den richtigen Spalten aufgelistet sind. Wenn Sie in der Vorschau keine Zeilen sehen, dann konnte GnuCash Ihre Importdatenzeilen nicht mit dem gewählten CSV-Format abgleichen. Siehe Abschnitt 18.2.5, „Was kann schief gehen?“ unten.
Starten des Imports - Wenn Sie mit Ihrer Auswahl zufrieden sind, klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um den Import zu starten.

Anmerkung

	Anmerkung
Intern verwendet `GnuCash` so genannte reguläre Ausdrücke, um die Importzeilen mit den Datenfeldern abzugleichen. Die Importoption Benutzerdefinierter Regulärer Ausdruck bietet die Möglichkeit, einen eigenen regulären Ausdruck für diesen Zuordnungsprozess zu verwenden. Diese Option setzt natürlich voraus, dass Sie sich mit regulären Ausdrücken gut auskennen. Wenn Sie die Option Benutzerdefinierter Regulärer Ausdruck wählen, öffnet `GnuCash` ein Fenster, in dem Sie den `GnuCash` regulären Ausdruck bearbeiten oder durch Ihren eigenen ersetzen können. Ihr regulärer Ausdruck sollte für jedes der Felder der CSV-Datei ein benanntes Untermuster enthalten (unter Verwendung der technischen Namen). Ein benutzerdefinierter regulärer Ausdruck kann sinnvoll sein, wenn die Zeilen Ihrer Quelldatendatei alle notwendigen Felder enthalten, aber in einer anderen Reihenfolge oder einem anderen Format. Wenn z. B. das Format Ihrer Quelldatendatei mit der Kundennummer beginnt, gefolgt von Firmenname, Name und einem Adressfeld, und das alles ist, was Sie importieren wollen, dann würde Ihr benutzerdefinierter regulärer Ausdruck etwa so aussehen (mit einem Komma als Trennzeichen): ^(?<Firma>[^,]),(?<Nummer>[^,]),(?<Name>[^,]),(?<Adresse 1>[^,]),(?<Adresse 2>[^,]),(?<Adresse 3>[^,])$ Mit einem benutzerdefinierten regulären Ausdruck kann `GnuCash` Ihre Quelldatendateien importieren, ohne dass sie in das `GnuCash` Importformat konvertiert werden müssen.

Intern verwendet GnuCash so genannte reguläre Ausdrücke, um die Importzeilen mit den Datenfeldern abzugleichen. Die Importoption Benutzerdefinierter Regulärer Ausdruck bietet die Möglichkeit, einen eigenen regulären Ausdruck für diesen Zuordnungsprozess zu verwenden. Diese Option setzt natürlich voraus, dass Sie sich mit regulären Ausdrücken gut auskennen. Wenn Sie die Option Benutzerdefinierter Regulärer Ausdruck wählen, öffnet GnuCash ein Fenster, in dem Sie den GnuCash regulären Ausdruck bearbeiten oder durch Ihren eigenen ersetzen können. Ihr regulärer Ausdruck sollte für jedes der Felder der CSV-Datei ein benanntes Untermuster enthalten (unter Verwendung der technischen Namen). Ein benutzerdefinierter regulärer Ausdruck kann sinnvoll sein, wenn die Zeilen Ihrer Quelldatendatei alle notwendigen Felder enthalten, aber in einer anderen Reihenfolge oder einem anderen Format. Wenn z. B. das Format Ihrer Quelldatendatei mit der Kundennummer beginnt, gefolgt von Firmenname, Name und einem Adressfeld, und das alles ist, was Sie importieren wollen, dann würde Ihr benutzerdefinierter regulärer Ausdruck etwa so aussehen (mit einem Komma als Trennzeichen):

    ^(?<Firma>[^,]*),(?<Nummer>[^,]*),(?<Name>[^,]*),(?<Adresse 1>[^,]*),(?<Adresse 2>[^,]*),(?<Adresse 3>[^,]*)$

Mit einem benutzerdefinierten regulären Ausdruck kann GnuCash Ihre Quelldatendateien importieren, ohne dass sie in das GnuCash Importformat konvertiert werden müssen.

18.2.4. Rückmeldungen und Statistiken

GnuCash führt den Importprozess in drei Schritten durch:

Importieren - Importiert die CSV-Datei und versucht, jede Zeile den Datenfeldern zuzuordnen.
Validierung und Anpassung - Validiert die Datenfelder und ersetzt die Daten ggf. durch Standardwerte.
Verarbeitung - Erzeugt oder aktualisiert die Lieferanten- oder Kundenstammdaten.

Nachdem alle Schritte beendet sind, gibt GnuCash Informationen über das Ergebnis des Prozesses aus. Der Ausgangsdialog zeigt die Statistik des Prozesses an:

Import-Ergebnis - Zeilen wurden ignoriert: Die Anzahl der Zeilen, die nicht mit den Datenfeldern abgeglichen werden konnten.
Import-Ergebnis - Zeilen wurden importiert: die Anzahl der Zeilen, die erfolgreich mit den Datenfeldern abgeglichen wurden.
Import-Ergebnis - Kunden/Lieferanten repariert: Die Anzahl der Zeilen, für die ein Standardwert für ein Feld verwendet wurde.
Import-Ergebnis - Kunden/Lieferanten ignoriert: Die Anzahl der Zeilen, die aufgrund eines Validierungsfehlers nicht verarbeitet wurden.
Import-Ergebnis - Kunden/Lieferanten neu angelegt: Die Anzahl der angelegten Kunden/Lieferanten.
Import-Ergebnis - Kunden/Lieferanten aktualisiert: Die Anzahl der Kunden/Lieferanten, die aktualisiert wurden.

Wenn es im Importschritt nicht übereinstimmende Zeilen gab, zeigt ein abschließender Dialog die tatsächlichen Zeilen an, die nicht zugeordnet werden konnten.

18.2.5. Was kann schief gehen?

18.2.5.1. Fehler im Importschritt

Wenn die Statistik unter „Import-Ergebnis - Zeilen wurden ignoriert“ nicht übereinstimmende Zeilen anzeigt, dann gibt es ein Problem mit dem Format Ihrer Importdatei. Überprüfen Sie, ob Sie das richtige Trennzeichen verwenden und wählen Sie es aus. Stellen Sie sicher, dass Ihre Datenzeilen genau 18 Trennzeichen haben (1 für jedes Feld, außer dem letzten). Überprüfen Sie, ob Sie das Trennzeichen innerhalb eines Datenfelds verwenden; wenn ja, schließen Sie das Feld in doppelte Anführungszeichen ein.

Wenn Sie eine der Importoptionen mit Anführungszeichen verwenden, überprüfen Sie, ob Sie das doppelte Anführungszeichen in einem der Datenfeldwerte verwenden. Wenn ja, entfernen Sie sie. Der Import von doppelten Anführungszeichen wird nicht unterstützt, wenn Sie die Option mit Anführungszeichen verwenden.

18.2.5.2. Fehler im Validierungsschritt

Wenn die Statistik Zeilen unter „Import-Ergebnis - Kunden/Lieferanten ignoriert“ anzeigt, dann wurden Datenzeilen ignoriert, weil einer der folgenden Fehler vorliegt:

Das Feld Firma und das Feld Name sind beide leer. Das Feld Firma ist obligatorisch; wenn es leer ist, wird es mit dem Wert des Feldes Name vorbelegt, aber wenn beide leer sind, kann die Datenzeile nicht verarbeitet werden.
Die Felder Adresse 1, Adresse 2, Adresse 3 und Adresse 4 sind alle leer. Mindestens eines dieser Felder muss einen Wert haben, sonst kann die Datenzeile nicht verarbeitet werden.

18.2.6. Nicht unterstützte Funktionalität bei Kunden- bzw. Lieferanten-Import

Derzeit unterstützt die Importfunktion Kunden bzw. Lieferanten (mindestens) Folgendes nicht:

Importieren beliebiger Felder auf der Kundenregisterkarte für Rechnungsinformationen: Währung, Bedingungen, Rabatt, Kreditlimit, enthaltene Steuer und Steuertabelle.
Import eines beliebigen Feldes auf der Registerkarte "Lieferant" für Zahlungsinformationen: Währung, Bedingungen, enthaltene Steuer und Steuertabelle.

<<< Zurück	Zum Anfang	Weiter >>>
18.1. Importieren von Lieferanten- und Kundenrechnungen	Nach oben	Teil IV. Anhänge