De/Bedienung

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Aller Anfang

Einige vorbereitende Punkte sind ja für alle gleich. Zunächst startet man das Programm. Welche Optionen möglich sind, liefert ein beherztes

gnucash --help

oder noch kürzer

gnucash -?

auf der Befehlszeile.

Hilfe im Programm

Während man über die einzelnen Menüpunkte wandert, wir in der untersten Statuszeile eine kurze Erläuterung angezeigt.

Hält man den Mauszeiger über ein Element eines Dialogs, so erscheint ein sogenannter Tooltip.

Wenn man die Hilfe seines Systems richtig konfiguriert hat und das eventuell separate Paket mit der Online-Dokumentation installiert hat, stehen unter Hilfe->Inhalt eine Programmbeschreibung und unter Hilfe->GnuCash Kurs und Konzept eine Beschreibung der verwendeten Konzepte zur Verfügung. Gerade letzeres ist im englischen Original sehr hilfreich. Leider hat sich in den letzten Jahren niemand gefunden, der den Mut hat, die deutsche Übersetzung zu übernehmen.

Learning by doing und Vorsichtsmaßnahmen

Folglich kann es sinnvoll sein, zunächst eine Datei Test anzulegen, in der man die teilweise recht komplexe Funktionsweise erst einmal ausprobiert. Ebenso empfiehlt es sich natürlich immer dann, wenn man mit echten Daten arbeitet und etwas unbekanntes ausprobieren möchte, eine Kopie der Datei anzulegen, damit man sich keine wichtigen Daten zerstört. Dabei wird man zwar auch durch eingebaute Sicherungsmaßnahmen unterstützt, aber man weiß ja nie.

Hier könnte nochmal jemand die verschiedenen Sicherungseinrichtungen [Autosave, Backup- und Log-Files, Wiedereinspielen] erläutern.

Programm-Einstellungen

Dann wirft man am Besten mal einen Blick auf die Einstellungen des Programms unter Bearbeiten->Einstellungen, da diese sich ja im weiteren auf alles auswirken. Alle wird man zunächst vielleicht nicht verstehen, das ist nicht weiter schlimm. Einige wichtige sind, daß Währung und das Datumformat wunschgemäß sind, welche Art Kontenüberschrift und Vorzeichenumkehr.

Erstellen eines Kontenplans

Mithilfe des Assistenten erstellt man seine Kontenplan. Als Privatanwender wählt man die erforderlichen Module, beginnend mit "Allgmeine Konten" aus.

Als gewerblicher Nutzer wählt man die allgemeinen Konten ab und stattdessen einen der Kontenrahmen aus. Indem man ihn an seine spezifischen Bedürfnisse anpaßt und nicht benötigte Teile mit Bedacht löscht und zusätzliche Unterkonten da, wo man es genauer wissen will oder muß, wie etwa Privatkonten für verschiedene Gesellschafter, anlegt, wird aus dem Rahmen ein Plan. Diesen wiederum druckt man am Besten auch aus und verwahrt ihn gut, um seinen Buchführungspflichten genüge zu tun.

Weitere Dateieigenschaften

Dann sollte man einen Blick auf die Dateieigenschaften unter Datei->Eigenschaften werfen, da auch einige Berichte von den hier festgelegten Angaben Gebrauch machen.

Jährliche oder immerwährende Datei?

Im Zusammenhang mit den Dateieigenschaften und dem Speichern stellt sich auch die Frage, ob man eine Datei für immer oder jährlich eine neue Datei erstellen will. Beides hat sein Für und Wider:

für eine immerwährende Datei sprechen folgende Punkte

• die Daten verschiedener Jahre sind programmintern vergleichbar
• keine Probleme bei der Übernahme der Stammdaten beim Jahreswechsel

für eine jährliche

• kürzere Ladezeit
• problemlose Entsorgung nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist für gewerbliche Nutzer.

Speichern

Zum Speichern der Datei wählt oder erstellt man einen Ordner, der möglichst nicht für alle Welt lesbar oder gar im Internet abrufbar ist. Auf keinen Fall sollte man aber den Ordner .gnucash wählen. Dieser dient nur zur Speicherung der Konfiguration des Programms. Schlimstenfalls überschreibt dort das Programm mit den Einstellungen die Daten!

Bedienung für den Privatgebrauch

Schnelleinstieg in GnuCash

Für Neueinsteiger ist ein Assistent zur Kontenerstellung vorhanden. Bestehende Dateien mit Finanzdaten z.B. aus Quicken oder Microsoft Money können problemlos über den QIF-Import eingelesen werden.

Umsteiger Quicken auf GnuCash

• 1. Schritt: Aller Anfang
• 2. Kontostruktur aus Quicken in GnuCash nachbilden (für jedes Quicken-Konto eine Entsprechung in GnuCash)
• 3. Quicken: Expotieren der Konten (Datei/Import-Export)
  • Vorsicht: Bei Verwendung der Exportoption "Alle Konten" wird in der QIF-Datei jede Umbuchung zwischen zwei Konten doppelt angelegt. Das führt beim späteren Import in GnuCash zu zahlreichen Doubletten. Besser erscheint es, jedes Konto für sich zu exportieren. Das vermeidet das Problem zwar nicht, verbessert aber die Übersicht.
• 4. GnuCash: Importieren der Daten (Datei/Importieren/QIF-Datei importieren)
  • Problem: Das von Quicken in der QIF-Datei benutzte Datumsformat d-m-y wird von GnuCash nicht akzeptiert, erwartet y-d-m oder m-d-y.
  • Lösung: Es gibt ein Tool (QIFEdit), das die Datei konvertieren kann.
• wird fortgesetzt

Wie gibt man was ein?

Buchung aufgesplittet

Dieses Beispiel soll zeigen wie man eine Buchung aufsplitten kann auf mehrere Konten. Hier ein Beispiel nach dem Einkauf im Supermarkt. Bezahlt wurde mit der EC-Karte, also bucht man den Betrag von dem entsprechenden Konto ab.

Beteiligte Konten:

• Aktiva:Girokonto (gnucash-konten-type: aktiva/<englisch>)
• Aufwendungen:Leben (gnucash-konten-type: Aufwand/<englisch>)
• Aufwendungen:Leben:Obst (gnucash-konten-type: Aufwand/<englisch>)
• Aufwendungen:Leben:Lebensmittel (gnucash-konten-type: Aufwand/<englisch>)
• Aufwendungen:Leben:Waschmittel (gnucash-konten-type: Aufwand/<englisch>)

Transaktionen:

Beschreibung	Konto	Haben	Soll
gesamt	Aktiva:Girokonto		16,-
Obst	Aufwendungen:Leben:Obst	3,50
Lebensmittel	Aufwendungen:Leben:Lebensmittel	6,50
Waschen	Aufwendungen:Leben:Waschmittel	6,00

Buchung aufgesplittet und mit einer Jährlichen Übersicht

Hier wird lediglich noch ein Unterkonto 2007 eingefügt. Damit lässt sich im Kontofenster ohne irgendein Report zu erzeugen der bisherige Aufwand beobachten.

Beteiligte Konten:

• Aktiva:Girokonto (gnucash-konten-type: aktiva/<englisch>)
• Aufwendungen:Leben:2007 (gnucash-konten-type: Aufwand/<englisch>)
• Aufwendungen:Leben:2007:Obst (gnucash-konten-type: Aufwand/<englisch>)
• Aufwendungen:Leben:2007:Lebensmittel (gnucash-konten-type: Aufwand/<englisch>)
• Aufwendungen:Leben:2007:Waschmittel (gnucash-konten-type: Aufwand/<englisch>)

Transaktionen:

Beschreibung	Konto	Haben	Soll
gesamt	Aktiva:Girokonto		16,-
Obst	Aufwendungen:Leben:2007:Obst	3,50
Lebensmittel	Aufwendungen:Leben:2007:Lebensmittel	6,50
Waschen	Aufwendungen:Leben:2007:Waschmittel	6,00

Aktien und andere Wertpapiere

Dieses Beispiel soll zeigen, wie man Aktien und andere Wertpapiere in GnuCash verbuchen kann. Dabei werden hier Käufe und Verkäufe gezeigt. Die Bilanzierung - also die Gewinne und Verluste - werden hier nicht ausgewiesen. Dazu müßte man aus Buchhaltungssicht, händisch einen Abschluß erstellen. Bis zur Version 2.2 kann dies mit GnuCash nicht "Automatisch" generiert werden.

Beteiligte Konten:

• Aktiva:Girokonto (gnucash-konten-type: aktiva/<englisch>)
• Aktiva:Depot (gnucash-konten-type: aktiva/<englisch>)
• Aktiva:Depot:Wertpapier01 (gnucash-konten-type: Aktienkonto:Kosten (gnucash-konten-type: Aufwand/<englisch>)
• Aufwendungen:Depot:Wertpapier01 (gnucash-konten-type: Aufwand/<englisch>)
• Aufwendungen:Depot:Wertpapier01:Gebühren (gnucash-konten-type: Aufwand/<englisch>)
• Erträge:Kursgewinne:Wertpapier01 (gnucash-konten-type: Erträge/<englisch>)

auch noch möglich:

• Erträge:Dividenden:Wertpapier01 (gnucash-konten-type: Erträge/<englisch>)

Transaktionen:

Kauf 10 x Wertpapier01:
Buchungstext	Konto	Anteile	Preis	Kauf	Verkauf
Ankauf 10 x Wertpapier01	Aktiva:Depot:Wertpapier01	10	2,50	25,00
Gebühren	Aufwendungen:Depot:Wertpapier01:Gebühren			2,50
Gesamt	Aktiva:Girokonto				27,50

Vorsicht Falle!

Gerade, wenn man die Online-Kursabfragen verwendet, liegt es nahe, beim Verkauf folgendermaßen vorzugehen:

Verkauf 5 x Wertpapier01:
Buchungstext	Konto	Anteile	Preis	Kauf	Verkauf
Verkauf 5 x Wertpapier01	Aktiva:Depot:Wertpapier01	-5	3,00		15,00
Gebühren	Aufwendungen:Depot:Wertpapier01:Gebühren			2,50
Gesamt	Aktiva:Girokonto			12,50

Richtiger wäre jedoch:

Verkauf 5 x Wertpapier01:
Buchungstext	Konto	Anteile	Preis	Kauf	Verkauf
Verkauf 5 x Wertpapier01	Aktiva:Depot:Wertpapier01	-5	2,50		12,50
Verkauf 5 x Wertpapier01	Erträge:Kursgewinne:Wertpapier01	-5	0,50		2,50
Gebühren	Aufwendungen:Depot:Wertpapier01:Gebühren			2,50
Gesamt	Aktiva:Girokonto			12,50

Dann braucht man "nur noch" am Jahresende Erträge:Kursgewinne und Aufwendungen:Depot in die Anlage KAP zu übertragen.

Im vorliegenden Fall hätte man (-2,50 + 2,50 - 2,50 =) -2,50 erwirtschaftet und damit noch etwas beim Finanzamt gut. Das können wir auch gebrauchen, denn wir haben ja auch noch ein schwebendes Ergebnis, nämlich den noch nicht realisierten Kursgewinn der anderen 5 Anteile, welches uns in manchen der Berichte schon angezeigt wird. Ferner wurde in diesem Beispiel die - in der Regel jährliche - Dividendenzahlung ebensowenig wie die leidigen Depotgebühren berücksichtigt.

Gemeinsame Ausgaben sich gegenseitig verbuchen

Hier geht es darum Gemeinsame Ausgaben, die vom jeweils Eigenen Konto abgebucht sind, sich gegenseitig zu verbuchen um sie dann einmal im Monat auszugleichen.

Beispiel:

• Frau kauft von Ihrem Konto (KontoFrau) Lebensmittel für 30,00€.
• Mann kauft von Seinem Konto (KontoMann) Lebensmittel für 20,00€.

• Beteiligte Konten:
  • Aktiva:Konten:KontoFrau: Ist ein Giro-Konto von Ihr.
  • Aktiva:Konten:KontoMann: Ist ein Giro-Konto von Ihm.
  • Aufwendungen:Lebensmittel: Ist das gemeinsame Ausgaben-Konto.
  • Aktiva:Forderungen:FordFrau2Mann: Ist ein Aktiva Konto für Forderungen von Frau an Mann.
  • Aktiva:Forderungen:FordMann2Frau: Ist ein Aktiva Konto für Forderungen von Mann an Frau.
  • Passiva:Verbindlichkeiten:VerbFrau2Mann: Ist ein Konto unter Passiva für Verbindlichkeiten von Frau an Mann
  • Passiva:Verbindlichkeiten:VerbMann2Frau: Ist ein Konto unter Passiva für Verbindlichkeiten von Mann an Frau

Transaktionen :

Beschreibung	Konto	Haben	Soll
Einkauf Frau (ist eine Buchung mit 4 Einträgen):
Gesamt	Aktiva:Konten:KontoFrau		30,00
Supermarkt/A-Stadt	Aktiva:Konten:KontoFrau		30,00
Lebensmittel	Aufwendungen:Lebensmittel	30,00
Gesamt-Forderungen	Forderungen:FordFrau2Mann	15,00
Gesamt-Verbindlichkeiten	Passiva:Verbindlichkeiten:VerbMann2Frau		15,00
Einkauf Mann (ist eine Buchung mit 4 Einträgen):
Gesamt	Aktiva:Konten:KontoMann		20,00
Supermarkt/B-Stadt	Aktiva:Konten:KontoMann		20,00
Lebensmittel	Aufwendungen:Lebensmittel	20,00
Gesamt-Forderungen	Forderungen:FordMann2Frau	10,00
Gesamt-Verbindlichkeiten	Passiva:Verbindlichkeiten:VerbFrau2Mann		10,00

Am Ende des Monats überweist jeder seine Verbindlichkeiten auf das der Gegenseite. Damit sind die Forderungen und Verbindlichkeiten wieder auf 0.00€.

Transaktionen :

Beschreibung	Konto	Haben	Soll
Mann überweist seine an Ihn gestellten Verbindlichkeiten an Frau
Monatsausgleich Mann2Frau	Aktiva:Konten:KontoMann		15,00
Monatsausgleich Mann2Frau	Aktiva:Konten:KontoFrau	15,00
Monatsausgleich Mann2Frau	Forderungen:FordFrau2Ihn		15,00
Monatsausgleich Mann2Frau	Passiva:Verbindlichkeiten:VerbMann2Frau	15,00
Frau überweist seine an Sie gestellten Verbindlichkeiten an Mann
Monatsausgleich Frau2Mann	Aktiva:Konten:KontoFrau		10,00
Monatsausgleich Frau2Mann	Aktiva:Konten:KontoMann	10,00
Monatsausgleich Frau2Mann	Forderungen:FordMann2Frau		10,00
Monatsausgleich Frau2Mann	Passiva:Verbindlichkeiten:VerbFrau2Mann	10,00

Kredite

Kredit mit 100% Auszahlung

Hier ist ein Beispiel, wie man einen Kredit mit einem Disagio eingeben kann. Bitte beachten: 'Aufwand' entspricht 'Ausgaben' und 'Erträge' entspricht 'Einnahmen'. Privat kann man die Konten natürlich nennen, wie man es für sinnvoll hält, aber wenn man sich gleich an die entsprechenden Buchhaltungsbegriffe gewöhnt, kommt man mit GnucCash besser zurecht.

Beispiel:

• Kredit: 100.000

Konten:

• Passiva:Kredit (gnucash-konten-type: Passiva/<englisch>)
• Aktiva:Girokonto (gnucash-konten-type: aktiva/<englisch>)
• Aufwendungen:Anbau (gnucash-konten-type: Aufwand/<englisch>)
• Aufwendungen:Zinsen (gnucash-konten-type: Aufwand/<englisch>)

Transaktionen:

Beschreibung	Konto	Haben	Soll
1.Buchung - das Darlehen:
Aufnahme Kredit	Passiva:Kredit		100.000,-
Auszahlung Kredit	Aktiva:Girokonto	1000.000,-
2. Buchung - die Bezahlung:
Kauf Anbau	Aktiva:Girokonto		100.000,-
Kauf Anbau	Aufwendungen:Anbau	100.000,-
3. Buchung - die Raten:
Gesamt	Aktiva:Girokonto		5.000,-
Zinsen	Aufwendungen:Zinsen	500,-
Tilgung	Passiva:Kredit	4.500,-

Kredit mit Disagio

Hier ist ein Beispiel, wie man einen Kredit mit einem Disagio eingeben kann. Bitte beachten: 'Aufwendungen' entspricht 'Ausgaben' und 'Erträge' entspricht 'Einnahmen'. Privat kann man die Konten natürlich nennen wie man es für sinnvoll hält, aber wenn man sich gleich an die entsprechenden Buchhaltungsbegriffe gewöhnt, kommt man mit GnucCash besser zurecht.

Beispiel:

• Kredit: 100.000
• Disagio: 4%

Konten:

• Passiva:Kredit (gnucash-konten-type: Passiva/<englisch>)
• Aktiva:Girokonto (gnucash-konten-type: Aktiva/<englisch>)
• Aufwendungen:Anbau (gnucash-konten-type: Aufwendungen/<englisch>)
• Aufwendungen:Zinsen (gnucash-konten-type: Aufwendungen/<englisch>)

Transaktionen:

Beschreibung	Konto	Haben	Soll
1.Buchung - das Darlehen:
Aufnahme Kredit	Passiva:Kredit		100.000,-
Disagio Kredit	Aufwendungen:Kredit	4.000,-
Auszahlung Kredit	Aktiva:Girokonto	96.000,-
2. Buchung - die Bezahlung:
Kauf Anbau	Aktiva:Girokonto		96.000,-
Kauf Anbau	Aufwendungen:Anbau	96.000,-
3. Buchung - die Raten:
Gesamt	Aktiva:Girokonto		5.000,-
Zinsen	Aufwendungen:Zinsen	500,-
Tilgung	Passiva:Kredit	4.500,-

Verschiedenes

Mietkaution verbuchen (Vermieter)

Beispiel:

• Kaution: 800 €

Konten:

• Passiva:Kaution (gnucash-konten-type: Passiva/<englisch>)
• Aktiva:Barkonto (gnucash-konten-type: Aktiva/<englisch>)
• Aktiva:Girokonto (gnucash-konten-type: Aktiva/<englisch>)

Transaktionen:

Beschreibung	Konto	Haben	Soll
1.Buchung - Mieter an Vermieter:
Einnahme verbuchen	Aktiva:Barkonto	Passiva:Kaution	800,-
Einnahme verbuchen	Aktiva:Barkonto	Passiva:Kaution	800,-

die Suche

Die Suche wird aufgerufen entweder mit <STRG>+F oder über das Haupmenu Bearbeiten Suchen. Das wichtigste dabei ist - es werden immer alle Konten durchsucht, es sei denn man filtert sie aus.

HBCI/Online-Banking

Einführung wie es funktioniert

Hierhin sollte der Ablauf wie das ist mit der Bank, dem HBCI-Brief und dem Zertifikat.

Einrichten

• Gibt es schon etwas?

für den Einsatz in einer Firma

• Hier fehlt mir noch die Struktur. Vielleicht kann jemand der GnuCash in seiner Firma einsetzt ein paar Vorschläge geben?

Hier sind grundsätzlich zwei Ansätze möglich:

1. Reine Buchhaltung oder
2. Verwendung des Geschäftsmoduls, welches im wesentlichen über Formulare/Berichte abgewickelt wird.

<Wird fortgesetzt, nicht wahr, jemand?>

Stammdaten anlegen

Leider ist dem Autor, mit einer Ausnahme, kein Importmodul bekannt, so daß man die Stammdaten eigenhändig, vielleicht mit Copy&Paste, einfügen muß. Diese Situation dürfte sich allerdings verbessern, wenn das neue SQL-Backend steht.

<Wird fortgesetzt, nicht wahr, jemand?>

Steuertabelle

Sofern man nicht umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer ist oder in einem Bereich tätig ist, welcher von der MWSt. befreit ist, sollte man vor der ersten Bewegung von Waren oder Dienstleistungen die Steuertabelle bearbeiten.

<Wird fortgesetzt, nicht wahr, jemand?>

Zahlungsbedingungen & Mahnwesen

Vor der ersten Rechnung, sollte man auch die Zahlungsbedingungen und das Mahnwesen konfigurieren, um seine Debitoren zu motivieren.

<Wird fortgesetzt, nicht wahr, jemand?>

Geschäftspartner

Gerade wenn man internationale Geschäftskontakte hat, ist es sinnvoll Kunden und Lieferanten einzupflegen, damit gleich die richtigen Daten für Währung, Steuersatz usw. ausgewählt werden, wenn man Rechnungen verarbeitet.

Allerdings ist das Geschäftsmodul derzeit noch nicht mehrwährungsfähig [ Concept_Guide [engl.] , [[1]] ]. Workaround: Vorfälle mit Devisen manuell buchen.

Hier soll es die Möglichkeit geben, V-Cards zu im- und exportieren. Näheres findet sich in der Datei (auf SuSe) /opt/gnome/share/xml/gnucash/xsl/README. Um Erfahrungsberichte wird gebeten.

<Wird fortgesetzt, nicht wahr, jemand?>

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