De/Bedienung
Contents
Aller Anfang
Einige vorbereitende Punkte sind ja für alle gleich. Zunächst startet man das Programm. Welche Optionen möglich sind, liefert ein beherztes
gnucash --help
oder noch kürzer
gnucash -?
auf der Befehlszeile.
Hilfe im Programm
Während man über die einzelnen Menüpunkte wandert, wir in der untersten Statuszeile eine kurze Erläuterung angezeigt.
Hält man den Mauszeiger über ein Element eines Dialogs, so erscheint ein sogenannter Tooltip.
Wenn man die Hilfe seines Systems richtig konfiguriert hat und das eventuell separate Paket mit der Online-Dokumentation installiert hat, stehen unter Hilfe->Inhalt eine Programmbeschreibung und unter Hilfe->GnuCash Kurs und Konzept eine Beschreibung der verwendeten Konzepte zur Verfügung. Gerade letzeres ist im englischen Original sehr hilfreich. Leider hat sich in den letzten Jahren niemand gefunden, der den Mut hat, die deutsche Übersetzung zu übernehmen.
Learning by doing und Vorsichtsmaßnahmen
Folglich kann es sinnvoll sein, zunächst eine Datei Test anzulegen, in der man die teilweise recht komplexe Funktionsweise erst einmal ausprobiert. Ebenso empfiehlt es sich natürlich immer dann, wenn man mit echten Daten arbeitet und etwas unbekanntes ausprobieren möchte, eine Kopie der Datei anzulegen, damit man sich keine wichtigen Daten zerstört. Dabei wird man zwar auch durch eingebaute Sicherungsmaßnahmen unterstützt, aber man weiß ja nie.
Hier könnte nochmal jemand die verschiedenen Sicherungseinrichtungen [Autosave, Backup- und Log-Files, Wiedereinspielen] erläutern.
Programm-Einstellungen
Dann wirft man am Besten mal einen Blick auf die Einstellungen des Programms unter Bearbeiten->Einstellungen, da diese sich ja im weiteren auf alles auswirken. Alle wird man zunächst vielleicht nicht verstehen, das ist nicht weiter schlimm. Einige wichtige sind, daß Währung und das Datumformat wunschgemäß sind, welche Art Kontenüberschrift und Vorzeichenumkehr.
Erstellen eines Kontenplans
Mithilfe des Assistenten erstellt man seine Kontenplan. Als Privatanwender wählt man die erforderlichen Module, beginnend mit "Allgmeine Konten" aus.
Als gewerblicher Nutzer wählt man die allgemeinen Konten ab und stattdessen einen der Kontenrahmen aus. Indem man ihn an seine spezifischen Bedürfnisse anpaßt und nicht benötigte Teile mit Bedacht löscht und zusätzliche Unterkonten da, wo man es genauer wissen will oder muß, wie etwa Privatkonten für verschiedene Gesellschafter, anlegt, wird aus dem Rahmen ein Plan. Diesen wiederum druckt man am Besten auch aus und verwahrt ihn gut, um seinen Buchführungspflichten genüge zu tun.
Weitere Dateieigenschaften
Dann sollte man einen Blick auf die Dateieigenschaften unter Datei->Eigenschaften werfen, da auch einige Berichte von den hier festgelegten Angaben Gebrauch machen.
Jährliche oder immerwährende Datei?
Im Zusammenhang mit den Dateieigenschaften und dem Speichern stellt sich auch die Frage, ob man eine Datei für immer oder jährlich eine neue Datei erstellen will. Beides hat sein Für und Wider:
für eine immerwährende Datei sprechen folgende Punkte
- die Daten verschiedener Jahre sind programmintern vergleichbar
- keine Probleme bei der Übernahme der Stammdaten beim Jahreswechsel
für eine jährliche
- kürzere Ladezeit
- problemlose Entsorgung nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist für gewerbliche Nutzer.
Speichern
Zum Speichern der Datei wählt oder erstellt man einen Ordner, der möglichst nicht für alle Welt lesbar oder gar im Internet abrufbar ist. Auf keinen Fall sollte man aber den Ordner .gnucash wählen. Dieser dient nur zur Speicherung der Konfiguration des Programms. Schlimstenfalls überschreibt dort das Programm mit den Einstellungen die Daten!
Bedienung für den Privatgebrauch
Schnelleinstieg in GnuCash
Für Neueinsteiger ist ein Assistent zur Kontenerstellung vorhanden. Bestehende Dateien mit Finanzdaten z.B. aus Quicken oder Microsoft Money können problemlos über den QIF-Import eingelesen werden.
Umsteiger Quicken auf GnuCash
- 1. Schritt: Aller Anfang
- 2. Kontostruktur aus Quicken in GnuCash nachbilden (für jedes Quicken-Konto eine Entsprechung in GnuCash)
- 3. Quicken: Expotieren der Konten (Datei/Import-Export)
- Vorsicht: Bei Verwendung der Exportoption "Alle Konten" wird in der QIF-Datei jede Umbuchung zwischen zwei Konten doppelt angelegt. Das führt beim späteren Import in GnuCash zu zahlreichen Doubletten. Besser erscheint es, jedes Konto für sich zu exportieren. Das vermeidet das Problem zwar nicht, verbessert aber die Übersicht.
- 4. GnuCash: Importieren der Daten (Datei/Importieren/QIF-Datei importieren)
- Problem: Das von Quicken in der QIF-Datei benutzte Datumsformat d-m-y wird von GnuCash nicht akzeptiert, erwartet y-d-m oder m-d-y.
- Lösung: Es gibt ein Tool (QIFEdit), das die Datei konvertieren kann.
- wird fortgesetzt
Wie gibt man was ein?
Buchung aufgesplittet
Dieses Beispiel soll zeigen wie man eine Buchung aufsplitten kann auf mehrere Konten. Hier ein Beispiel nach dem Einkauf im Supermarkt. Bezahlt wurde mit der EC-Karte, also bucht man den Betrag von dem entsprechenden Konto ab.
Beteiligte Konten:
- Aktiva:Girokonto (gnucash-konten-type: aktiva/<englisch>)
- Aufwendungen:Leben (gnucash-konten-type: Aufwand/<englisch>)
- Aufwendungen:Leben:Obst (gnucash-konten-type: Aufwand/<englisch>)
- Aufwendungen:Leben:Lebensmittel (gnucash-konten-type: Aufwand/<englisch>)
- Aufwendungen:Leben:Waschmittel (gnucash-konten-type: Aufwand/<englisch>)
Transaktionen:
| Beschreibung | Konto | Haben | Soll |
| gesamt | Aktiva:Girokonto | 16,- | |
| Obst | Aufwendungen:Leben:Obst | 3,50 | |
| Lebensmittel | Aufwendungen:Leben:Lebensmittel | 6,50 | |
| Waschen | Aufwendungen:Leben:Waschmittel | 6,00 |
Buchung aufgesplittet und mit einer Jährlichen Übersicht
Hier wird lediglich noch ein Unterkonto 2007 eingefügt. Damit lässt sich im Kontofenster ohne irgendein Report zu erzeugen der bisherige Aufwand beobachten.
Beteiligte Konten:
- Aktiva:Girokonto (gnucash-konten-type: aktiva/<englisch>)
- Aufwendungen:Leben:2007 (gnucash-konten-type: Aufwand/<englisch>)
- Aufwendungen:Leben:2007:Obst (gnucash-konten-type: Aufwand/<englisch>)
- Aufwendungen:Leben:2007:Lebensmittel (gnucash-konten-type: Aufwand/<englisch>)
- Aufwendungen:Leben:2007:Waschmittel (gnucash-konten-type: Aufwand/<englisch>)
Transaktionen:
| Beschreibung | Konto | Haben | Soll |
| gesamt | Aktiva:Girokonto | 16,- | |
| Obst | Aufwendungen:Leben:2007:Obst | 3,50 | |
| Lebensmittel | Aufwendungen:Leben:2007:Lebensmittel | 6,50 | |
| Waschen | Aufwendungen:Leben:2007:Waschmittel | 6,00 |
Aktien und andere Wertpapiere
Dieses Beispiel soll zeigen, wie man Aktien und andere Wertpapiere in GnuCash verbuchen kann. Dabei werden hier Käufe und Verkäufe gezeigt. Die Bilanzierung - also die Gewinne und Verluste - werden hier nicht ausgewiesen. Dazu müßte man aus Buchhaltungssicht, händisch einen Abschluß erstellen. Bis zur Version 2.2 kann dies mit GnuCash nicht "Automatisch" generiert werden.
Beteiligte Konten:
- Aktiva:Girokonto (gnucash-konten-type: aktiva/<englisch>)
- Aktiva:Depot (gnucash-konten-type: aktiva/<englisch>)
- Aktiva:Depot:Wertpapier01 (gnucash-konten-type: Aktienkonto:Kosten (gnucash-konten-type: Aufwand/<englisch>)
- Aufwendungen:Depot:Wertpapier01 (gnucash-konten-type: Aufwand/<englisch>)
- Aufwendungen:Depot:Wertpapier01:Gebühren (gnucash-konten-type: Aufwand/<englisch>)
- Erträge:Kursgewinne:Wertpapier01 (gnucash-konten-type: Erträge/<englisch>)
auch noch möglich:
- Erträge:Dividenden:Wertpapier01 (gnucash-konten-type: Erträge/<englisch>)
Transaktionen:
| Kauf 10 x Wertpapier01: | |||||
| Buchungstext | Konto | Anteile | Preis | Kauf | Verkauf |
| Ankauf 10 x Wertpapier01 | Aktiva:Depot:Wertpapier01 | 10 | 2,50 | 25,00 | |
| Gebühren | Aufwendungen:Depot:Wertpapier01:Gebühren | 2,50 | |||
| Gesamt | Aktiva:Girokonto | 27,50 | |||
Vorsicht Falle!
Gerade, wenn man die Online-Kursabfragen verwendet, liegt es nahe, beim Verkauf folgendermaßen vorzugehen:
| Verkauf 5 x Wertpapier01: | |||||
| Buchungstext | Konto | Anteile | Preis | Kauf | Verkauf |
| Verkauf 5 x Wertpapier01 | Aktiva:Depot:Wertpapier01 | -5 | 3,00 | 15,00 | |
| Gebühren | Aufwendungen:Depot:Wertpapier01:Gebühren | 2,50 | |||
| Gesamt | Aktiva:Girokonto | 12,50 | |||
Richtiger wäre jedoch:
| Verkauf 5 x Wertpapier01: | |||||
| Buchungstext | Konto | Anteile | Preis | Kauf | Verkauf |
| Verkauf 5 x Wertpapier01 | Aktiva:Depot:Wertpapier01 | -5 | 2,50 | 12,50 | |
| Verkauf 5 x Wertpapier01 | Erträge:Kursgewinne:Wertpapier01 | -5 | 0,50 | 2,50 | |
| Gebühren | Aufwendungen:Depot:Wertpapier01:Gebühren | 2,50 | |||
| Gesamt | Aktiva:Girokonto | 12,50 | |||
Dann braucht man "nur noch" am Jahresende Erträge:Kursgewinne und Aufwendungen:Depot in die Anlage KAP zu übertragen.
Im vorliegenden Fall hätte man (-2,50 + 2,50 - 2,50 =) -2,50 erwirtschaftet und damit noch etwas beim Finanzamt gut. Das können wir auch gebrauchen, denn wir haben ja auch noch ein schwebendes Ergebnis, nämlich den noch nicht realisierten Kursgewinn der anderen 5 Anteile, welches uns in manchen der Berichte schon angezeigt wird. Ferner wurde in diesem Beispiel die - in der Regel jährliche - Dividendenzahlung ebensowenig wie die leidigen Depotgebühren berücksichtigt.
Gemeinsame Ausgaben sich gegenseitig verbuchen
Hier geht es darum Gemeinsame Ausgaben, die vom jeweils Eigenen Konto abgebucht sind, sich gegenseitig zu verbuchen um sie dann einmal im Monat auszugleichen.
Beispiel:
- Frau kauft von Ihrem Konto (KontoFrau) Lebensmittel für 30,00€.
- Mann kauft von Seinem Konto (KontoMann) Lebensmittel für 20,00€.
- Beteiligte Konten:
- Aktiva:Konten:KontoFrau: Ist ein Giro-Konto von Ihr.
- Aktiva:Konten:KontoMann: Ist ein Giro-Konto von Ihm.
- Aufwendungen:Lebensmittel: Ist das gemeinsame Ausgaben-Konto.
- Aktiva:Forderungen:FordFrau2Mann: Ist ein Aktiva Konto für Forderungen von Frau an Mann.
- Aktiva:Forderungen:FordMann2Frau: Ist ein Aktiva Konto für Forderungen von Mann an Frau.
- Passiva:Verbindlichkeiten:VerbFrau2Mann: Ist ein Konto unter Passiva für Verbindlichkeiten von Frau an Mann
- Passiva:Verbindlichkeiten:VerbMann2Frau: Ist ein Konto unter Passiva für Verbindlichkeiten von Mann an Frau
Transaktionen :
| Beschreibung | Konto | Haben | Soll |
| Einkauf Frau (ist eine Buchung mit 4 Einträgen): | |||
| Gesamt | Aktiva:Konten:KontoFrau | 30,00 | |
| Supermarkt/A-Stadt | Aktiva:Konten:KontoFrau | 30,00 | |
| Lebensmittel | Aufwendungen:Lebensmittel | 30,00 | |
| Gesamt-Forderungen | Forderungen:FordFrau2Mann | 15,00 | |
| Gesamt-Verbindlichkeiten | Passiva:Verbindlichkeiten:VerbMann2Frau | 15,00 | |
| Einkauf Mann (ist eine Buchung mit 4 Einträgen): | |||
| Gesamt | Aktiva:Konten:KontoMann | 20,00 | |
| Supermarkt/B-Stadt | Aktiva:Konten:KontoMann | 20,00 | |
| Lebensmittel | Aufwendungen:Lebensmittel | 20,00 | |
| Gesamt-Forderungen | Forderungen:FordMann2Frau | 10,00 | |
| Gesamt-Verbindlichkeiten | Passiva:Verbindlichkeiten:VerbFrau2Mann | 10,00 | |
Am Ende des Monats überweist jeder seine Verbindlichkeiten auf das der Gegenseite. Damit sind die Forderungen und Verbindlichkeiten wieder auf 0.00€.
Transaktionen :
| Beschreibung | Konto | Haben | Soll |
| Mann überweist seine an Ihn gestellten Verbindlichkeiten an Frau | |||
| Monatsausgleich Mann2Frau | Aktiva:Konten:KontoMann | 15,00 | |
| Monatsausgleich Mann2Frau | Aktiva:Konten:KontoFrau | 15,00 | |
| Monatsausgleich Mann2Frau | Forderungen:FordFrau2Ihn | 15,00 | |
| Monatsausgleich Mann2Frau | Passiva:Verbindlichkeiten:VerbMann2Frau | 15,00 | |
| Frau überweist seine an Sie gestellten Verbindlichkeiten an Mann | |||
| Monatsausgleich Frau2Mann | Aktiva:Konten:KontoFrau | 10,00 | |
| Monatsausgleich Frau2Mann | Aktiva:Konten:KontoMann | 10,00 | |
| Monatsausgleich Frau2Mann | Forderungen:FordMann2Frau | 10,00 | |
| Monatsausgleich Frau2Mann | Passiva:Verbindlichkeiten:VerbFrau2Mann | 10,00 | |
Kredite
Kredit mit 100% Auszahlung
Hier ist ein Beispiel, wie man einen Kredit mit einem Disagio eingeben kann. Bitte beachten: 'Aufwand' entspricht 'Ausgaben' und 'Erträge' entspricht 'Einnahmen'. Privat kann man die Konten natürlich nennen, wie man es für sinnvoll hält, aber wenn man sich gleich an die entsprechenden Buchhaltungsbegriffe gewöhnt, kommt man mit GnucCash besser zurecht.
Beispiel:
- Kredit: 100.000
Konten:
- Passiva:Kredit (gnucash-konten-type: Passiva/<englisch>)
- Aktiva:Girokonto (gnucash-konten-type: aktiva/<englisch>)
- Aufwendungen:Anbau (gnucash-konten-type: Aufwand/<englisch>)
- Aufwendungen:Zinsen (gnucash-konten-type: Aufwand/<englisch>)
Transaktionen:
| Beschreibung | Konto | Haben | Soll |
| 1.Buchung - das Darlehen: | |||
| Aufnahme Kredit | Passiva:Kredit | 100.000,- | |
| Auszahlung Kredit | Aktiva:Girokonto | 1000.000,- | |
| 2. Buchung - die Bezahlung: | |||
| Kauf Anbau | Aktiva:Girokonto | 100.000,- | |
| Kauf Anbau | Aufwendungen:Anbau | 100.000,- | |
| 3. Buchung - die Raten: | |||
| Gesamt | Aktiva:Girokonto | 5.000,- | |
| Zinsen | Aufwendungen:Zinsen | 500,- | |
| Tilgung | Passiva:Kredit | 4.500,- | |
Kredit mit Disagio
Hier ist ein Beispiel, wie man einen Kredit mit einem Disagio eingeben kann. Bitte beachten: 'Aufwendungen' entspricht 'Ausgaben' und 'Erträge' entspricht 'Einnahmen'. Privat kann man die Konten natürlich nennen wie man es für sinnvoll hält, aber wenn man sich gleich an die entsprechenden Buchhaltungsbegriffe gewöhnt, kommt man mit GnucCash besser zurecht.
Beispiel:
- Kredit: 100.000
- Disagio: 4%
Konten:
- Passiva:Kredit (gnucash-konten-type: Passiva/<englisch>)
- Aktiva:Girokonto (gnucash-konten-type: Aktiva/<englisch>)
- Aufwendungen:Anbau (gnucash-konten-type: Aufwendungen/<englisch>)
- Aufwendungen:Zinsen (gnucash-konten-type: Aufwendungen/<englisch>)
Transaktionen:
| Beschreibung | Konto | Haben | Soll |
| 1.Buchung - das Darlehen: | |||
| Aufnahme Kredit | Passiva:Kredit | 100.000,- | |
| Disagio Kredit | Aufwendungen:Kredit | 4.000,- | |
| Auszahlung Kredit | Aktiva:Girokonto | 96.000,- | |
| 2. Buchung - die Bezahlung: | |||
| Kauf Anbau | Aktiva:Girokonto | 96.000,- | |
| Kauf Anbau | Aufwendungen:Anbau | 96.000,- | |
| 3. Buchung - die Raten: | |||
| Gesamt | Aktiva:Girokonto | 5.000,- | |
| Zinsen | Aufwendungen:Zinsen | 500,- | |
| Tilgung | Passiva:Kredit | 4.500,- | |
die Reports
die Suche
Die Suche wird aufgerufen entweder mit <STRG>+F oder über das Haupmenu Bearbeiten Suchen. Das wichtigste dabei ist - es werden immer alle Konten durchsucht, es sei denn man filtert sie aus.
HBCI/Online-Banking
Einführung wie es funktioniert
Hierhin sollte der Ablauf wie das ist mit der Bank, dem HBCI-Brief und dem Zertifikat.
Einrichten
- Gibt es schon etwas?
für den Einsatz in einer Firma
- Hier fehlt mir noch die Struktur. Vielleicht kann jemand der GnuCash in seiner Firma einsetzt ein paar Vorschläge geben?
Hier sind grundsätzlich zwei Ansätze möglich:
- Reine Buchhaltung oder
- Verwendung des Geschäftsmoduls, welches im wesentlichen über Formulare/Berichte abgewickelt wird.
<Wird fortgesetzt, nicht wahr, jemand?>
Stammdaten anlegen
Leider ist dem Autor, mit einer Ausnahme, kein Importmodul bekannt, so daß man die Stammdaten eigenhändig, vielleicht mit Copy&Paste, einfügen muß. Diese Situation dürfte sich allerdings verbessern, wenn das neue SQL-Backend steht.
<Wird fortgesetzt, nicht wahr, jemand?>
Steuertabelle
Sofern man nicht umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer ist oder in einem Bereich tätig ist, welcher von der MWSt. befreit ist, sollte man vor der ersten Bewegung von Waren oder Dienstleistungen die Steuertabelle bearbeiten.
<Wird fortgesetzt, nicht wahr, jemand?>
Zahlungsbedingungen & Mahnwesen
Vor der ersten Rechnung, sollte man auch die Zahlungsbedingungen und das Mahnwesen konfigurieren, um seine Debitoren zu motivieren.
<Wird fortgesetzt, nicht wahr, jemand?>
Geschäftspartner
Gerade wenn man internationale Geschäftskontakte hat, ist es sinnvoll Kunden und Lieferanten einzupflegen, damit gleich die richtigen Daten für Währung, Steuersatz usw. ausgewählt werden, wenn man Rechnungen verarbeitet.
Allerdings ist das Geschäftsmodul derzeit noch nicht mehrwährungsfähig [ Concept_Guide [engl.] , [[1]] ]. Workaround: Vorfälle mit Devisen manuell buchen.
Hier soll es die Möglichkeit geben, V-Cards zu im- und exportieren. Näheres findet sich in der Datei (auf SuSe) /opt/gnome/share/xml/gnucash/xsl/README. Um Erfahrungsberichte wird gebeten.
<Wird fortgesetzt, nicht wahr, jemand?>
