O GnuCash armazena informação ao mais alto nível em ficheiros. Um ficheiro pode ser armazenado no seu computador com um único ficheiro XML (em todas as versões do GnuCash), ou numa base de dados SQL (no GnuCash verso 2.4 e posteriores).

Com o formato XML, o GnuCash armazena os seus dados num ficheiro de dados XML, normalmente comprimido (embora isto possa ser alterado no separador Geral das Preferências do GnuCash).

Com o armazenamento em SQL, o GnuCash grava os seus dados numa base de dados SQL sob a aplicação que selecionar (SQLite3, MySQL ou PostgreSQL).

Precisará de um ficheiro ou base de dados principal para cada conjunto de contas que mantenha. Para aprender a criar e gerir ficheiros do GnuCash, veja Secção 2.5, “Armazenar os seus dados financeiros”.

	Nota
	Se pensa que precisará de mais de um conjunto de contas, talvez deva consultar um contabilista profissional antes de continuar. A maioria dos utilizadores muito provavelmente só precisa de um ficheiro.

Cópias de segurança e ficheiros de registo são gerados automaticamente pelo GnuCash quando necessário. Este ficheiros são descritos em Secção 2.6, “Fazer e restaurar cópias de segurança”.

Uma conta controla aquilo que possui, deve, gasta ou recebe. Cada ficheiro do GnuCash pode conter qualquer número de contas e cada conta pode conter muitas subcontas até um número arbitrário de níveis. Esta simples funcionalidade dá ao GnuCash muito do seu poder de gestão das suas finanças, como verá mais adiante.

Exemplos de contas incluem: contas à ordem, contas poupança, contas de cartões de crédito, hipotecas e empréstimos. Cada conta GnuCash controla a atividade da conta “real” e pode informá-lo do seu estado.

Além disto, as contas também são usadas para categorizar o dinheiro que recebe ou gasta. Por exemplo, pode criar contas de despesa para dinheiro que gasta em serviços e mercearias. Embora estas contas não recebam extratos, permitem-lhe determinar quanto dinheiro gasta em cada área.

As contas são explicadas em mais detalhe em Capítulo 3, Contas.

Uma transação representa o movimento de dinheiro entre contas. Sempre que gasta ou recebe dinheiro, ou transfere dinheiro entre contas, faz uma transação.

Mais exemplos de transações são: pagar uma conta telefónica, transferir dinheiro da conta à ordem para a conta de poupanças, comprar uma pizza, levantar dinheiro ou depositar um cheque. Capítulo 4, Transações aprofunda a forma de inserir transações.

Em contabilidade de dupla entrada, as transações envolvem sempre pelo menos duas contas – uma conta origem e uma conta destino. O GnuCash gere esta situação inserindo uma linha na transação para cada conta afetada e registando os montantes envolvidos em cada linha. Uma linha destas é chamada parcela. Uma transação pode conter qualquer número de parcelas.

	Nota
	As parcelas das transações serão estudadas em Secção 4.3.2, “Exemplo de transação com parcelas”