Se está familiarizado com outros programas de finanças pessoais, já está habituado a controlar as suas receitas e despesas como categorias. Dado que o GnuCash é um sistema de dupla entrada (veja a secção Secção 2.1, “Conceitos contabilísticos”), as receitas e despesas são controladas em contas. O conceito básico é o mesmo, mas a estrutura de contas permite maior consistência com práticas empresariais comuns. Assim, se é um utilizador empresarial assim como privado, o GnuCash torna fácil o controlo dos seus negócios e das sua contas privadas.

Contas de receita e despesa dão-lhe a mesma informação que obteria com categorias, mas também lhe dão mais flexibilidade na introdução de transações. No GnuCash, tem a opção de inserir transações diretamente nas contas de receita e despesa através dos seus próprios diários. Outros programas que usam categorias, não oferecem esta opção, porque não existem “diários de conta” para uma categoria.

No GnuCash também tem a opção de tratar contas de receita e despesa tal como trataria as categorias, se se sentir mais confortável com esse método. No Quicken® e programas semelhantes, as transações requerem uma conta e uma categoria. No GnuCash, use um nome de conta de receita ou despesa onde normalmente usaria uma categoria noutros programas e o resultado deve ser o mesmo. Discute-se a introdução de transações com maior detalhe no capítulo Capítulo 4, Transações .