Elementare Buchführungsregeln gruppieren alle finanziellen Dinge in 5 fundamentalen Arten von „Konten“. Das heißt, dass alles, womit sich Buchführung befasst, einem dieser 5 Konten zugeordnet werden kann:

Als Grundsatz gilt, dass sich Ihre finanzielle Welt in diese 5 Gruppen einteilen lässt. Zum Beispiel gehört das Guthaben auf Ihrem Bankkonto zu den Aktiva, Ihre Hypothek zum Fremdkapital, Ihre Gehaltszahlung zu den Erträgen und die Kosten für das gestrige Abendessen zu den Aufwendungen.

Nachdem die 5 Grundkonten definiert sind, wie stehen sie in Beziehung zueinander? Wie beeinflusst ein Konto die anderen? Erstens, das Eigenkapital ist durch Aktiva und Fremdkapital definiert. Das heißt, Ihr Reinvermögen wird berechnet durch Subtraktion Ihrer Schulden von dem, was Sie besitzen:

Aktiva - Fremdkapital = Eigenkapital

Darüber hinaus können Sie Ihr Eigenkapital durch Erträge vermehren und durch Aufwendungen vermindern. Das macht natürlich Sinn. Denn wenn man eine Gehaltszahlung bekommt, wird man „reicher“ und wenn man Geld ausgibt, wird man „ärmer“. Mathematisch wird dies durch die so genannte Bilanzgleichung ausgedrückt:

Aktiva - Fremdkapital = Eigenkapital + (Erträge - Aufwendungen)

Diese Gleichung muss immer ausgeglichen sein, eine Bedingung, die nur dann erfüllt sein kann, wenn Sie Werte in mehrere Konten eingeben. Zum Beispiel: wenn Sie Geld in Form von Erträgen erhalten, dann müssen Sie den gleichen Anstieg in Ihren Aktiva haben. Als ein weiteres Beispiel könnten Sie einen Anstieg der Aktiva haben, wenn Sie einen parallelen Anstieg bei den Verbindlichkeiten haben.

Abbildung 2.1. Die Beziehungen der Grundkonten

Graphische Darstellung der Beziehungen der 5 Grundkonten zueinander. Das Reinvermögen (Eigenkapital) erhöht sich durch Erträge und vermindert sich durch Aufwendungen. Die Pfeile repräsentieren die Wertbewegungen.

Die Bilanzgleichung ist das Kernstück der Doppelten Buchführung. Für jede Veränderung im Wert eines Kontos muss es eine ausgleichende Buchung in einem anderen Konto geben. Dieses Konzept ist bekannt als das Prinzip des ausgeglichenen Saldos und ist von fundamentaler Bedeutung für das Verständnis von GnuCash und anderen Systemen zur Doppelten Buchführung. Wenn Sie mit GnuCash arbeiten, werden Sie immer mit mindestens 2 Konten zu tun haben, damit die Bilanzgleichung ausgeglichen bleibt.

Bilanzielle Änderungen (oder Überweisungen von Geld) zwischen Konten erfolgen durch Belastung des einen Kontos und eine gleichzeitige Entlastung eines anderen. Das Buchen von Soll und Haben bedeutet nicht „vermindern“ und „erhöhen“. Soll und Haben erhöhen jeweils bestimmte Kontenarten und vermindern andere. In Aktiva- und Aufwandskonten erhöhen Sollbuchungen die Bilanz und Habenbuchungen vermindern sie. Bei Verbindlichkeits-, Eigenkapital- und Ertragskonten erhöhen Habenbuchungen die Bilanz und Sollbuchungen vermindern sie.

In der herkömmlichen Doppelten Buchführung wird die linke Spalte einer Tabelle für die Sollbuchungen genutzt, während die rechte Spalte für Habenbuchungen genutzt wird. Buchhalter zeichnen Erhöhungen in Aktiva- und Aufwandskonten auf der Soll- (linken) Seite auf und Erhöhungen in Verbindlichkeits-, Ertrags- und Eigenkapitalkonten auf der Haben- (rechten) Seite. GnuCash folgt dieser Vereinbarung in der Tabelle.

	Anmerkung
	Die Bezeichnung doppelte Buchführung ist für neue Nutzer etwas irreführend, weil GnuCash Ihnen erlaubt die allgemeinen Begriffe Einzahlung und Auszahlung zu nutzen. Wenn Sie die formalen Buchhaltungsausdrücke vorziehen, können Sie die Kopfzeilen der Kontenansicht ändern, indem sie Buchungsüberschriften aus dem Rechnungswesen auf dem Konten-Reiter unter Bearbeiten → Eigenschaften markieren.

Warnung

Die gemeine Nutzung der Worte Soll und Haben stimmt nicht damit überein, wie Buchhalter diese Worte nutzen. Im Allgemeinen ist es angenehmer, etwas zu haben als etwas zu sollen; der Kaufmann hingegen verkürzt hier "Wir haben zu zahlen" (ist der Creditor) oder "Sie sollen zahlen (ist der Debitor)". Praktisch hat Haben in der Buchhaltung die Bedeutung auf der rechten Seite eines Kontos buchen, was dann eine Abnahme bei den Aktiva und Aufwandskonten, aber einer Zunahme bei den Ertragskonten und Passiva (Fremd- und des Eigenkapitalkonten) bewirkt. Für mehr Informationen schauen Sie unter https://de.wikipedia.org/wiki/Soll und https://de.wikipedia.org/wiki/Haben.