Inserire le proprie spese, fornisce un quadro più dettagliato delle proprie abitudini di acquisto. Le spese effettuate con la carta di credito sono registrate come transazioni tra il conto passività della carta di credito e l’appropriato conto delle uscite.

Quando si striscia la carta di credito attraverso il lettore nel negozio, si sta trasferendo denaro dalla compagnia della carta di credito al venditore. Questa transazione fa aumentare l’importo di denaro che si deve restituire alla compagnia della carta di credito. Se si tiene traccia di questi tipi di transazione, è possibile riconciliare il conto della carta di credito con l’estratto cartaceo mensile inviato dalla compagnia della carta; questo permette di poter immediatamente individuare qualsiasi transazione dall’aspetto sospetto. Quindi, come si dovrebbero contabilizzare le spese con la carta di credito?

Un metodo consiste nell’inserire manualmente tutte gli scontrini, o durante il mese oppure tutti in una volta. Questo procedimento richiede molto tempo, ma è probabilmente il modo migliore per assicurarsi che tutte le spese siano autorizzate. Se si inseriscono costantemente tutti gli scontrini, sarà possibile trovare immediatamente eventuali errori o transazioni non autorizzate durante la riconciliazione mensile.

Un secondo metodo consiste nell’importare direttamente in GnuCash l’estratto conto della carta di credito. Se la propria compagnia della carta di credito supporta l’emissione dell’estrattoconto in formato QIF, si ha la possibilità di importarlo direttamente nel programma. Questo procedimento è descritto nel manuale di GnuCash e costituisce un metodo conveniente per registrare tutti gli acquisti senza il bisogno di inserire manualmente tutti gli scontrini.