Per permettere a GnuCash di gestire i debiti correnti per una società, è necessario eseguire prima due operazioni: la prima consiste nel realizzare un’appropriata struttura dei conti e la seconda prevede di registrare in GnuCash l’impresa (o società).
Esistono diversi modi per configurare una struttura dei conti per un’impresa; si può iniziare con quella fornita dall’assistente per l’impostazione di una nuova struttura dei conti oppure crearne manualmente una nuova. Per accedere alle strutture già pronte fornite con il programma, avviare GnuCash e selezionare → dal menu e procedere fino a quando viene visualizzata la lista delle strutture disponibili, da cui si potrà selezionare quella relativa all’impresa.
La struttura preimpostata non coinciderà esattamente con le proprie necessità; sarà necessario apportare delle modifiche per renderla utilizzabile al meglio per la situazione particolare. Questa struttura rimane comunque un ottimo punto di partenza per la gestione di un’impresa.
Vengono denominati debiti correnti quei prodotti o servizi che una società ha acquistato ma per i quali non è ancora stato inviato il pagamento. Per utilizzare il sistema integrato in GnuCash per la gestione dei debiti correnti, è necessario impostare un conto del tipo Debiti correnti; generalmente si tratta di un sottoconto delle passività; è in questo conto che il sistema di gestione dei debiti correnti inserisce le transazioni.
Semplice struttura dei conti per i debiti correnti:
-Attività
-Banca
-Passività
-Debiti correnti
-Uscite
-Uscite debiti correnti
Saranno necessari altri conti di attività, entrate e uscite per rendere la struttura più fruibile. L’aspetto essenziale della struttura proposta, risiede nell’utilizzo di un conto delle uscite e di uno per i debiti correnti con il tipo di conto impostato a Debiti correnti.
Dopo aver impostato la struttura dei conti, si deve registrare il file di GnuCash come appartenente alla propria Impresa; selezionare quindi → :
Inserire il nome della società e le informazioni di contatto quali il numero di telefono, di fax, l’indirizzo e-mail e l’indirizzo internet.
Inserire l’identificativo della propria impresa per il pagamento delle tasse nel campo ID impresa.