Come è già stato descritto nel precedente capitolo, la contabilità si basa su 5 tipologie fondamentali di conti: attività, passività, capitale netto, entrate e uscite. Verranno ora studiati in dettaglio tutti questi tipi di conti, e si mostrerà come essi vengono rappresentati in GnuCash. Ma prima verranno divisi in due gruppi, i conti di bilancio e i conti delle entrate e uscite.
Prima di procedere con l’approfondimento, si ricorda l’equazione della contabilità introdotta al capitolo precedente (attività - passività = capitale + (entrate - uscite)):
Visualizzazione grafica della relazione che intercorre tra i 5 tipi fondamentali di conti. Il capitale netto si accresce grazie alle entrate e diminuisce a causa delle uscite. Le freccie rappresentano la direzione del valore.
I tre conti denominati conti di bilancio sono attività, passività e capitale netto. Questi conti sono utilizzati per registrare le variazioni di valore di ciò che si possiede (attività) o di ciò che si deve (passività).
Attività è l’insieme dei beni che si posseggono. Le attività possono includere l’auto, i contanti, la casa, le azioni o qualsiasi altro bene che ha un valore commerciale.
Passività è l’insieme dei debiti. Questo conto può comprendere le rate dell’auto o della scuola, un mutuo, il margine di investimento e comunque qualsiasi altro bene o servizio che prima o poi si deve ripagare.
Capitale ha lo stesso significato del valore netto. Rappresenta ciò che rimane sottraendo al valore delle attività l’ammontare delle passività. Si può anche pensare come la porzione del patrimonio sul quale non grava alcun debito e che quindi realmente si possiede.
I conti entrate e uscite vengono utilizzati per aumentare o diminuire il valore del capitale. Mentre i conti di bilancio rappresentano semplicemente il valore di ciò che si possiede e dei propri debiti, entrate e uscite permettono di variare il valore di quei conti.
Entrate rappresentano il compenso che si riceve per il proprio tempo, per i servizi che si forniscono, o per l’utilizzo del proprio denaro. Quando si riceve lo stipendio, per esempio, viene pagato il lavoro fornito al proprio datore di lavoro. Altri esempi di entrate possono essere le mance, i dividendi provenienti da azioni e gli interessi sul denaro depositato in banca. Le entrate contribuiscono sempre ad aumentare il valore delle attività e di conseguenza quello del capitale.
Uscite si riferiscono al denaro che viene speso per acquistare beni o servizi offerti da terzi. Esempi di uscite sono la cena al ristorante, l’affitto, gli acquisti nei negozi, la benzina per l’auto e i biglietti per assistere a uno spettacolo. Le spese contribuiscono sempre a diminuire il capitale. Se si paga immediatamente un’uscita, diminuiscono le proprie attività, mentre, se si chiede credito, aumenta la passività.