La finestra del registro può apparire lievemente differente in funzione delle opzioni di visualizzazione selezionate. Nel seguito verrà descritto il processo di inserimento di una transazione con suddivisioni multiple quando lo stile del registro è impostato a quello di "libro mastro basilare". In GnuCash una "suddivisione" si ha quando il denaro è trasferito da o verso due o più conti per una stessa transazione. Il cursore viene automaticamente posizionato nel campo della data all'apertura della finestra del registro.
Le righe per i conti multipli non saranno visualizzate nella modalità a "libro mastro basilare" a meno che non vengano selezionate o l'icona Suddivisione o l'opzione Operazioni > Suddividi transazione.
Selezionando la piccola icona a destra del campo della data, verrà visualizzato un calendario da cui è possibile selezionare la data. SI utilizzino le frecce per selezionare il mese e l'anno corretto e infine si selezioni il giorno. Premendo nuovamente la piccola icona verrà chiuso il calendario. E' anche possibile digitare dalla tastiera la data e GnuCash cercherà di completarla mentre si sta scrivendo.
Si prema Tab per selezionare o spostarsi nel campo del "Nr.". Qui è possibile assegnare un numero alla transazione quale, per esempio, il numero dell'assegno. Premendo + (più) verrà automaticamente un numero aumentato di una unità rispetto a quello dell'ultima transazione dotata di numero.
Premere di nuovo Tab per selezionare o spostarsi nel campo della "Descrizione". Qui è possibile inserire il nome del beneficiario o qualsiasi altra descrizione relativa alla transazione. GnuCash tenterà di completare automaticamente il nome del beneficiario mentre si starà scrivendo.
A questo punto possono accadere due fatti alla pressione del tasto Tab: se GnuCash individua una transazione esistente corrispondente, il cursore salterà in uno dei campi per l'importo, compilando automaticamente il campo del conto di trasferimento; selezionando un campo qualsiasi con il mouse invece di utilizzare il tasto di tabulazione non verrà compilato automaticamente il campo del conto di trasferimento. Se non ci sono transazioni esistenti corrispondenti, GnuCash sposterà il cursore nel campo del "Trasferimento" quando è visualizzata una sola riga per la transazione.
Quando si digita all'interno del campo del conto, GnuCash tenterà di completare automaticamente il nome del conto con quello di uno esistente. La ricerca avviene alfabeticamente, quindi digitando "Us" verrà individuato la sezione Uscite della lista dei conti. Quando è stata isolata la sezione, è possibile muoversi tra i conti figli premendo i : (due punti). Se, dopo aver digitato "Ex", si preme :, allora il cursore si sposterà nel primo conto figlio nella lista dei conti. La pressione di una combinazione di tasti e dei : permette di muoversi rapidamente attraverso la struttura ad albero dei conti. L'icona triangolare a destra del riquadro del "Trasferimento" rappresenta un metodo alternativo per selezionare un conto; i tasti freccia sù e freccia giù permettono di muoversi nella lista dei conti visualizzata.
Il campo seguente (R) è relativo allo stato di riconciliazione della transazione ed è descritto nella sezione Riconciliazione di un conto con un estratto conto. Sezione 5.8
Premere ancora Tab per spostarsi nel primo campo dell'importo. I nomi delle due colonne successive sono diversi in funzione del tipo di conto aperto. Per esempio, i conti bancari visualizzano i nomi "Deposito" e "Prelievo", i conti per le carte di credito mostrano "Pagamento" e "Addebito" mentre i conti per le azioni visualizzano "Quote", "Prezzo", "Compra" e "Vendi".
Inserire l'importo della transazione nel campo corretto. Prima di premere Tab o Invio si legga il passo successivo.
Per inserire delle ulteriori suddivisioni, si prema l'icona Suddivisione sulla barra degli strumenti o si selezioni la voce Operazioni -> Suddividi transazione. Per le transazioni che contengono più di una suddivisione, viene visualizzata la scritta "--Transazione suddivisa--" e sarà necessario utilizzare il pulsante Suddivisione per mostrarne i dettagli.
La transazione verrà espansa, i titoli delle colonne dell'importo cambieranno e l'intestazione della colonna "Trasferimento" sarà vuota. La prima riga contiene la descrizione e l'importo della transazione. La seconda riga contiene il nome del conto attualmente aperto nel campo del "Conto" e l'importo della transazione. La terza riga contiene il nome del conto di trasferimento nel campo del "Conto". Se l'importo non risulterà bilanciato, GnuCash lo indicherà inserendo delle celle grigie nelle colonne dell'importo e riportando l'ammontare non bilanciato nell'ultima riga vuota del registro.
Quando viene selezionata una delle righe più corte, le intestazioni delle colonne cambiano. La prima e l'ultima ("Data" e "Saldo") non avranno un titolo; "Nr." cambierà in "Operazione", "Descrizione" in "Promemoria" e la colonna vuota del "Trasferimento" cambierà il titolo in "Conto". Le ultime due colonne dell'importo visualizzeranno i titoli descritti al passo sette.
I campi "Operazione" e "Promemoria" sono opzionali in questa fase; il primo può contenere una descrizione del tipo di conto di trasferimento coinvolto mentre il secondo è destinato a una descrizione aggiuntiva della transazione.
Move to the missing amount field on the third line and fill in the amount. Premendo il tasto Invio, selezionando l'icona Inserisci o andando in Transazione -> Inserisci transazione si sposterà il cursore nella riga successiva
La colonna del conto contiene una lista dei conti di trasferimento. Questa colonna è utilizzata per aggiungere delle suddivisioni. Il metodo descritto al passo cinque, può essere utilizzato per selezionare un ulteriore conto su una riga vuota Si possono aggiungere quante suddivisioni si desiderano.
Quando la transazione è bilanciata, le celle grigie spariranno come anche l'importo visualizzato nell'ultima riga vuota.
Premendo Invio, come descritto più sopra, si salterà alla transazione successiva. Selezionando la transazione successiva verrà chiusa automaticamente la suddivisione oppure si potrà chiuderla manualmente premendo l'icona Suddivisione oppure selezionando la voce del menu Operazioni -> Suddividi transazione.