Registrar Cobros y Gastos

En un sistema de doble entrada, se deben crear dos clases de cuentas: algunas del tipo "Cobro" y otras del tipo "Gasto." (Suelen haber muchas más clases diferentes de gastos que de cobros.) Cobros como salario, pagos, intereses del banco y dividendos de acciones son entonces registrados como transferencias de una cuenta de cobro a una cuenta de banco (o, en general, como asiento). De forma parecida, los gastos son registrados como transferencias de un cuenta de crédito (o, en general, una cuenta de capital).

Otra forma de describir los requerimientos para la "doble entrada" es cuando recibe un cobro, ocurren dos cosas:

• Recibe una suma de dinero, y debe registrar esa operación en su cuenta de banco.

• Recibe un cobro, y debe registrar esa operación en una cuenta de cobro.

Si, como con GnuCash, sólo se trabaja con una columna, por lo tanto debido se representa por valores positivos, y crédito se representa por valores negativos, las cuentas de cobros/gastos siguen un camino nada intuitivo y encuentra los cobros como valores negativos. Que parece contrario a lo que se intuye, pero es realmente necesario para preservar la identidad de la doble entrada.

Otro camino es que las cuentas de cobros y gastos son especiales por lo que sus totales no aparecen directamente en las hojas de balance. Una hoja de balance muestra el "Capital Neto": suma de todos los asientos menos todo que se posee.

Cobros y gastos no son ni asientos ni capital, y por lo tanto no aparecen en la hoja de balance. Lo que aparece en la hoja de balance es su efecto en la equidad.

Hay un listado separado, lista de "Beneficios y Pérdidas" (B&P), para analizar los cobros y los gastos. El total de beneficio (o de pérdida) se calcula como el total de los cobros menos el total de los gastos. En perfecta simétrica, como los asientos y lo que se posee no son cobros o gastos, ésos correspondientemente no aparecen en un estado de (B&P).

Aunque estas cuentas puedan ser algo "especiales", no necesitar hacer nada particularmente especial para utilizar las cuentas de cobros y gastos. GnuCash coge los valores automáticamente, por lo que si registra debidamente las operaciones de las transacciones en su cuenta de banco o de crédito, en el otro lado de la transacción, cuentas de cobro o gasto, debe aparecer correctamente.

Cuando las cosas son "extrañas" y necesita un conocimiento más profundo de ésto, es cuando las cantidades son transferidas entre cuentas de cobro/gasto. (Las causas para estas transferencias tienden a ser peculiares, por lo que esto es una situación extraña.)

Las palabras "Cobro" y "Gasto" son realmente simples; todo el mundo piensa que sabe lo que significa. El dinero que tengo es cobro, el dinero que gasto es gasto, ¿verdad? Si, pero solo en un sentido muy básico. Esto puede ser suficiente cuando se realiza contabilidad personal, pero para un negocio, las cosas son más complicadas. Cobros y gastos se pueden reconocer como ocurridas en un momento que es distinto del momento que el dinero es movido a o desde las cuentas de banco del negocio.

Por ejemplo, las compañías normalmente realizan cobros cuando la venta se realiza. Por ejemplo, esto puede significar que reconoce una venta de $10,000 en el momento que usted y su cliente cierran el trato. Aunque el dinero no ha sido pagado, la venta se debe poner en otro lugar. Debe añadir la venta en el momento del cierre del trato. Para hacer el asiento de la transacción añada la venta de $10,000 a las Cuentas Recibibles en lugar de añadir algo en caja.

Conocimiento para expertos: Cuando se reconoce una venta y como esta registrada se rige no solamente por los principios de la contabilidad aceptada, sino también por las leyes locales y nacionales. En los Estados Unidos, las prácticas contables aceptadas están determinadas por la organización FASB (Federal Accounting Standards Board).

(Para encontrar más información sobre eso, apriete en la página a/r/ y a/p/).