La ventana de Reconciliación se utiliza para reconciliar una cuenta GnuCash con el extracto que el banco u otra institución le envía.
Por ejemplo, cuando escribe un cheque para alguien, debe introducir la transacción en GnuCash. El campo (R) de la reconciliación de la transacción inicialmente contendrá n (no reconciliado). Más adelante, si piensa que el cheque se ha hecho efectivo, puede apretar el campo R de la transacción para cambiarlo a c (limpio, pero no reconciliado).
A final de mes, recibe el extracto bancario, quizás incluyendo cheques cancelados. En este momento, debe "reconciliar" su cuenta, esto es, corresponden sus registros personales con la documentación proporcionada por el banco.
Abra la ventana de reconciliación seleccionando Reconciliar... del menú Cuentas de la ventana de registros de la cuenta. GnuCash le pedirá alguna información del extracto.
Introduzca la fecha del final del periodo que extracto cubre, y el balance final del extracto, y apriete Aceptar. La ventana de Reconciliación aparecerá. Se parece a esto:
Los grupos Fondos Entrantes y Fondos Salientes muestran todas las transacciones no reconciliadas. Las columnas '?' muestran el estado de las transacciones (limpias o reconciliadas).
Ahora, examine cada elemento en el extracto bancario, y busque el elemento correspondiente en la ventana de Reconciliación.
Si no puede encontrar ninguno, entonces quizás se olvidó de introducir la transacción, o no conocía que la transacción tuvo lugar. Puede utilizar el botón Nuevo en la barra de herramientas, o la opción de menú Nuevo del menú Transacción, para abrir una ventan de registros y introducir la transacción que falta. El nuevo elemento aparecerá en la ventana de Reconciliación cuando apriete enter después de introducir la transacción.
Cuando encuentre el elemento en la ventana de Reconciliación, compare la cantidad con la cantidad del extracto. Si no son iguales, debe haber cometido un error cuando introdució la transacción en GnuCash. Puede utilizar el botón Editar de la barra de herramientas, o la opción del menú Editar del menú Transacción, para abrir la ventana de Registros y corregir el problema (transacción).
Si las cantidades coinciden, apriete en el elemento en la ventana de Reconciliación. El valor de la columna '?' cambiará de 'n' o 'c' a 'y' (reconciliado).
Entonces repita este proceso para cada elemento que aparece en el extracto bancario, verificando que las cantidades correspondan con las de GnuCash, y marcando las transacciones de GnuCash como reconciliadas.
En la parte inferior de la ventanas hay un campo diferencia, que debe ser 0.00 cuando haya finalizado la reconciliación. Si no lo es, entonces o ha omitido transacciones, o algunas cantidades quizás sean incorrectas en GnuCash. (O, menos probable, el banco haya cometido un error.)
Cuando haya completado el proceso para todos los elementos en el extracto bancario, y la diferencia sea 0.00, debe apretar el botón Finalizar en la barra de herramientas o seleccionar Finalizar del menú Reconciliar. La ventana de Reconciliación se cerrará. En la Ventana de Reconciliación, el campo R de las transacciones reconciliadas se cambiará a 'y'.